Praca zdalna w Polsce – Zrozum nowe przepisy Kodeksu pracy

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Dowiedz się, co zmieniło się dla pracownika i pracodawcy w świetle Kodeksu pracy.

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?

Praca zdalna to nowoczesna forma wykonywania obowiązków. Polega na świadczeniu pracy poza siedzibą firmy. Pracownik wykonuje zadania całkowicie lub częściowo w miejscu przez siebie wskazanym. To miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą.

Definicję pracy zdalnej wprowadziła Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku. Zmieniła ona Kodeks pracy. Nowe regulacje prawne obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Praca zdalna zyskała pełnoprawny status w polskim prawie pracy.

Przepisy Kodeksu pracy wyróżniają trzy rodzaje pracy zdalnej. Jest praca zdalna całkowita. Pracownik wykonuje wszystkie zadania poza firmą. Istnieje też praca hybrydowa. Łączy ona pracę w biurze z pracą poza nim. Trzecią formą jest praca okazjonalna.

Wielu pracowników docenia możliwość wykonywania obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca. Praca zdalna stała się integralną częścią polskiego rynku pracy. Zyskała ogromną popularność.

Kiedy pracownik może wykonywać pracę zdalną?

Możliwość pracy zdalnej wymaga zgody obu stron. Pracownik musi złożyć wniosek o taką formę pracy. Pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Porozumienie o pracy zdalnej można zawrzeć na początku zatrudnienia. Można je też ustalić w trakcie trwania stosunku pracy.

Nie każdy pracownik może pracować zdalnie. Rodzaj wykonywanej pracy ma kluczowe znaczenie. Niektórzy pracownicy muszą być fizycznie obecni. Dotyczy to na przykład służby zdrowia, sprzedawców czy farmaceutów. Art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy wymienia prace, których nie można wykonywać zdalnie.

Wniosek o pracę zdalną jest wiążący dla pracodawcy w pewnych przypadkach. Dotyczy to pracowników w ciąży. Obejmuje też rodziców dzieci do 4. roku życia. Prawo to mają także osoby sprawujące opiekę nad osobą z niepełnosprawnością. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić taki wniosek. Mówi o tym art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy.

Pracodawca może polecić pracę zdalną w szczególnych sytuacjach. Dotyczy to okresu stanu nadzwyczajnego. Możliwe jest to także w stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii. Polecenie pracy zdalnej można cofnąć z jednodniowym wyprzedzeniem.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Pracodawca ma szereg obowiązków wobec pracownika zdalnego. Musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy. Obejmuje to także instalację i serwis. Pracodawca powinien pokryć koszty związane z pracą zdalną. Dotyczy to kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Koszty pracy zdalnej powinny być uregulowane. Można to zrobić w porozumieniu z organizacją związkową. Można też stworzyć regulamin pracy zdalnej. Pracodawca może ustalić ryczałt za pracę zdalną. Strony mogą też uzgodnić, że pracodawca pokryje koszty zakupu biurka i krzesła.

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Dotyczy to także pracy zdalnej. Pracodawca realizuje obowiązki BHP w zakresie wynikającym z rodzaju pracy. Mówi o tym art. 67³¹ Kodeksu pracy. Pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego. Dotyczy to stanowisk, które mogą być wykonywane zdalnie. Powinien także sporządzić regulacje wewnątrzzakładowe. Określają one zasady świadczenia pracy zdalnej.

Obie strony powinny jasno określić zasady. Dotyczy to rozliczania czasu pracy. Ważna jest też ochrona danych osobowych. Należy ustalić dostępność pracownika.

Pracodawca musi zebrać oświadczenie od pracownika. Pracownik potwierdza w nim posiadanie warunków lokalowych i technicznych. Dotyczy to wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie składa się przed rozpoczęciem pracy zdalnej.

BHP pracy zdalnej – nowe wymogi

Nowe przepisy dotyczące BHP weszły w życie 17 listopada 2023 roku. Dotyczą stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy i pracownicy mieli czas na dostosowanie stanowisk. Termin minął 17 maja 2024 roku.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej reguluje te kwestie. Zostało wydane 18 października 2023 roku. Wymaga ono zapewnienia ergonomicznych warunków pracy. Dotyczy to także pracy zdalnej.

Narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii. Mówi o tym art. 215 Kodeksu pracy. Dotyczy to komputerów przenośnych i monitorów. Pracodawca powinien pokryć koszty związane z eksploatacją sprzętu. Obejmuje to instalację i konserwację.

Pracownik powinien zorganizować swoje stanowisko pracy. Powinno być zgodne z zasadami ergonomii. Ważne jest ustalenie jasnych godzin pracy. Należy robić regularne przerwy. Pracownik powinien korzystać z bezpiecznych narzędzi do komunikacji. Problemy techniczne należy zgłaszać pracodawcy. Warto oddzielić przestrzeń zawodową od prywatnej.

• Organizuj stanowiska pracy zgodnie z zasadami ergonomii.
• Ustal jasne godziny pracy oraz regularne przerwy.
• Korzystaj z bezpiecznych narzędzi do komunikacji.
• Zgłaszaj problemy techniczne pracodawcy.
• Oddziel przestrzeń zawodową od prywatnej.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Miejsce pracy zdalnej musi być uzgodnione z pracodawcą. Pracownik wskazuje miejsce. Pracodawca musi je zaakceptować. Pracodawca nie może narzucić pracownikowi miejsca pracy zdalnej.

Obowiązek wskazania miejsca pracy wynika z art. 29 §1 pkt 2 Kodeksu pracy. Miejsce pracy nie musi być stałe. Dotyczy to prac wykonywanych w różnych lokalizacjach. W przypadku pracy zdalnej miejsce jest elastyczne. Powinno być jednak znane pracodawcy.

W umowie o pracę zdalną można wskazać „praca zdalna” jako miejsce pracy. Zaleca się, aby miejsce pracy zdalnej nie było ściśle określone w umowie. Pozwala to zachować elastyczność. Pracownik nie może pracować z dowolnego miejsca na świecie bez zgody pracodawcy.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca ma prawo odrzucić wniosek o pracę zdalną. Odmowa musi być formalna i uzasadniona. Pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy. Ma na to 7 dni roboczych. Informację przekazuje elektronicznie lub papierowo.

Są jednak grupy pracowników uprzywilejowanych. Pracodawca co do zasady musi uwzględnić ich wniosek. Dotyczy to pracownicy w ciąży. Obejmuje rodziców dzieci do 4. roku życia. Prawo to mają też pracownicy opiekujący się osobami z niepełnosprawnością. Mówi o tym art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy.

Odmowa pracy zdalnej pracownikowi uprzywilejowanemu wymaga pisemnego uzasadnienia. Dotyczy to na przykład rodzica dziecka do 4. roku życia. Pracodawca musi podać obiektywny powód odmowy. Zaleca się formę pisemną dla celów dowodowych.

Kiedy odmowa pracy zdalnej jest uzasadniona?

• Praca wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem, np. sprzedawca.
• Praca wymaga obecności w siedzibie firmy, np. technik laboratoryjny.
• Rodzaj pracy uniemożliwia jej wykonywanie zdalnie, zgodnie z art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy.

Pracodawca, który odmawia pracy zdalnej pracownikowi uprzywilejowanemu, musi przedstawić pisemne uzasadnienie. Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować te odmowy. Pracodawcy powinni pamiętać o art. 207 Kodeksu pracy. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie.

Pracodawca, który odmawia pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 4. roku życia, musi przedstawić mu pisemne uzasadnienie swojej decyzji.

Warto wziąć pod uwagę szczególne potrzeby pracownicy w ciąży. Decyzje powinny być prozdrowotne.

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna to elastyczne rozwiązanie. Pracownik może ją wykonywać nie więcej niż przez 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to jeden z rodzajów pracy zdalnej wprowadzonych Kodeksem pracy.

Zasady pracy okazjonalnej różnią się od pracy zdalnej stałej czy hybrydowej. Pracodawcy powinni uregulować kwestie wnioskowania o pracę okazjonalną. Pomoże to uniknąć nieporozumień.

Okazjonalna praca zdalna daje pracownikom większą elastyczność. Pozwala dostosować pracę do prywatnych potrzeb. Wymiar 24 dni w roku jest limitem ustawowym. Mówi o tym art. 67³³ Kodeksu pracy.

Pracownik wnioskuje o pracę okazjonalną. Pracodawca rozpatruje wniosek zgodnie z przepisami. Odmowa musi być uzasadniona.

Życie prywatne i zawodowe – zachowanie równowagi

Praca zdalna stawia nowe wyzwania. Ważne jest zachowanie równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Oddzielenie przestrzeni pracy od życia osobistego jest kluczowe. Pomaga to utrzymać koncentrację.

Pracownicy zdalni powinni ustalać jasne granice. Dotyczy to godzin pracy i dostępności. Regularne przerwy są ważne dla zdrowia. Warto dbać o ergonomię stanowiska pracy.

Samotność może być problemem w pracy zdalnej. Utrzymanie kontaktu z zespołem jest istotne. Nowoczesne technologie ułatwiają komunikację na odległość. Korzystanie z bezpiecznych narzędzi jest niezbędne.

Pracownik powinien mieć prawo do świadczenia obowiązków bez lęku. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za BHP. Wsparcie i mentorstwo dla pracujących zdalnie może być pomocne.

• Oddziel przestrzeń zawodową od prywatnej.
• Ustal jasne godziny pracy i przerwy.
• Utrzymuj kontakt z zespołem.
• Dbaj o ergonomię stanowiska.