Kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności?

Pracodawcy często chcą sprawdzić przeszłość kandydatów. Pytanie o niekaralność pojawia się w procesie rekrutacji. Przepisy prawa dokładnie określają, kiedy jest to dozwolone. Nie każdy pracodawca może żądać takiego dokumentu.

Ogólne zasady dotyczące danych pracownika

Kodeks pracy precyzyjnie reguluje zakres danych. Pracodawca może żądać tylko konkretnych informacji. Dotyczy to kandydata i zatrudnionego pracownika. Katalog danych osobowych jest zamknięty.

Zaświadczenie o niekaralności nie znajduje się w tym katalogu. Żądanie go od kandydata jest często niezgodne z prawem. Przepisy stają na straży prywatności. Chronią możliwość powrotu do normalnego życia. Dotyczy to osób rozliczonych z wymiarem sprawiedliwości.

Pracodawca nie może przetwarzać takich danych nawet za zgodą kandydata lub pracownika.

Zgoda pracownika nie jest w pełni dobrowolna. Relacja pracodawca-pracownik jest nierówna. Dlatego zgoda nie uprawnia do przetwarzania danych o niekaralności. Dane o wyrokach skazujących podlegają szczególnym warunkom przetwarzania. Mówi o tym art. 10 RODO. Przetwarzanie tych danych wymaga podstawy prawnej.

• Pracodawca powinien sprawdzić podstawę prawną.
• W przypadku braku podstawy dane należy usunąć.

Pracodawcy tłumaczą żądanie zaświadczenia troską o interesy firmy. Chodzi o ryzyko utraty środków. Dotyczy to też ujawnienia informacji chronionych.

Kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności?

Pracodawca może żądać zaświadczenia tylko w określonych sytuacjach. Dotyczy to przypadków, gdy wymaga tego ustawa. Wymóg musi być związany z rodzajem wykonywanej pracy. Możliwość weryfikacji kryminalnej przeszłości jest ograniczona. Dotyczy wybranych zawodów i sytuacji.

Zgodnie z polskimi przepisami, możliwość weryfikowania kryminalnej przeszłości pracownika czy też kandydata, jest dość ograniczona.

Pracodawca może weryfikować przeszłość. Dzieje się to w przypadku ryzyka poważnej szkody. Żądanie zaświadczenia o niekaralności jest przywilejem tylko niektórych przedsiębiorców.

Zawody wymagające zaświadczenia o niekaralności

Obowiązek przedstawienia informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczy szerokiego grona osób. Osoby ubiegające się o pewne stanowiska muszą przedstawić dokument. Potwierdza on brak przeszłości karnej.

Niektóre zawody wymagają zaświadczenia o niekaralności. Oto lista przykładowych stanowisk:

• Nauczyciele i pracownicy przedszkoli.
• Sędziowie i prokuratorzy.
• Policjanci i strażnicy graniczni.
• Pracownicy ochrony i detektywi.
• Komornicy i doradcy skarbowi.
• Pracownicy kontroli skarbowej.
• Przedstawiciele służby cywilnej.
• Agenci celni.
• Właściciele kantorów wymiany walut.
• Pracownicy samorządowi.
• Osoby pracujące z dziećmi i młodzieżą (np. wychowawcy kolonijni).

Organizacje określają wymagania dotyczące zaświadczenia. Opierają się na własnych politykach i przepisach. Pracodawca może żądać udokumentowania niekaralności. Dzieje się tak, gdy ustawa tego wymaga dla danej kategorii pracowników.

Osoba karana za umyślne przestępstwa. Dotyczy to przestępstw przeciwko życiu i zdrowiu małoletniego. Taka osoba nie może być wychowawcą czy kierownikiem.

Sytuacje szczególne

Przedsiębiorca może powierzyć czynności bankowe innemu przedsiębiorcy. Nazywa się to outsourcingiem bankowym. Takie powierzenie reguluje ustawa z 12 kwietnia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1130). Ustawa obejmuje prawie 100 podmiotów.

Pracownicy banków nie mają obowiązku udowadniać niekaralności. Jednak w ramach outsourcingu, wymagania mogą być inne. Zawsze warto sprawdzić wymagania pracodawcy.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie o niekaralności potwierdza brak skazań karnych. Potwierdza, że osoba nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK). Zaświadczenie ujawnia dane z art. 10 RODO. Informacje w KRK dotyczą osób skazanych prawomocnym wyrokiem sądu.

Aby uzyskać zaświadczenie, złóż wniosek. Składa się go do Krajowego Rejestru Karnego. Można to zrobić na trzy sposoby:

• Osobiście w punkcie informacyjnym KRK.
• Listownie, wysyłając wniosek pocztą.
• Przez internet, korzystając z e-Platformy KRK.

Uzyskanie zaświadczenia przez internet

Możliwość złożenia wniosku online wymaga posiadania profilu zaufanego. Alternatywnie potrzebny jest certyfikat kwalifikowany. System e-KRK umożliwia złożenie wniosku. Opłata za wniosek przez internet wynosi 20 zł.

Czas oczekiwania na zaświadczenie przez internet to zazwyczaj do 7 dni. Czas oczekiwania na zaświadczenie może wynieść do 20 dni kalendarzowych. Nie drukuj zaświadczenia online. Wydruk nie będzie urzędowym dokumentem. Zapisz plik XML na nośniku. Przekaż go pracodawcy.

Uzyskanie zaświadczenia osobiście lub listownie

Wniosek można złożyć osobiście. Odwiedź punkt informacyjny KRK w sądzie rejonowym. Możesz też wysłać dokumenty listownie. Opłata od wniosku składanego osobiście wynosi 30 zł. Opłata za wniosek listowny to również 30 zł.

Czas oczekiwania na zaświadczenie składane osobiście wynosi maksymalnie 7 dni. Czas oczekiwania na zaświadczenie listownie to do 7 dni. Wniosek o udzielenie informacji o osobie złóż w odpowiednim Wydziale KRK Sądu Rejonowego.

Aspekty prawne i praktyczne

Wymóg niekaralności nie może prowadzić do dyskryminacji. Zatrudniający naraża się na zarzut dyskryminacji. Dzieje się tak, gdy uzależnia zatrudnienie od przedłożenia zaświadczenia. Dotyczy to sytuacji, gdy prawo tego nie wymaga.

Ważność zaświadczenia o niekaralności

Ważność zaświadczenia o niekaralności nie jest ściśle określona przepisami. Zazwyczaj pracodawcy wymagają dokumentu nie starszego niż 3 miesiące. Zawsze warto zapytać o ważność zaświadczenia u konkretnego pracodawcy.

Zatarcie skazania

Informacje o osobach w KRK dotyczą skazanych prawomocnym wyrokiem. Po pewnym czasie dochodzi do zatarcia skazania. Okres zatarcia zależy od rodzaju kary.

Rodzaj kary	Okres zatarcia
Kara pozbawienia wolności (lub dożywotnie)	10 lat
Kara ograniczenia wolności	3 lata
Kara grzywny	1 rok
Odstąpienie od wymiaru kary	1 rok

Tabela przedstawia okresy zatarcia skazania.

Po zatarciu skazania uznaje się, że skazania nie było. Informacja o nim znika z KRK. Czy po zatarciu skazania można pracować w policji? Wymogi dotyczące niekaralności w służbach mundurowych są ścisłe. Zazwyczaj wymagają braku *jakichkolwiek* wpisów, nawet tych, które uległy zatarciu dla innych celów.

Przetwarzanie danych o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności ujawnia dane wrażliwe. Mówi o nich art. 10 RODO. Przetwarzanie takich danych jest możliwe. Wymaga nadzoru władz lub wynika z przepisów prawa. Pracodawca nie może przetwarzać danych o niekaralności. Nawet zgoda kandydata lub pracownika nie daje takiego prawa.

Zgodnie z art. 10 RODO, dane o wyrokach skazujących podlegają szczególnym warunkom. Pracodawcy mogą żądać danych osobowych. Musi to być w zakresie określonym przepisami prawa. Art. 22(1) Kodeksu pracy reguluje ten zakres.

Niezgodne z prawem przetwarzanie danych grozi sankcjami. Pracodawcy powinni podchodzić z rozwagą do żądań zaświadczeń. Pracownicy powinni być ostrożni. Dotyczy to przekazywania wrażliwych danych osobowych.

Często zadawane pytania