Monitoring w pracy – co mówią przepisy?
Monitoring w miejscu pracy budzi wiele pytań. Pracodawcy stosują go dla bezpieczeństwa. Muszą jednak przestrzegać ścisłych przepisów. Kluczowe znaczenie mają Kodeks pracy i RODO. Wyjaśniamy najważniejsze zasady.
Podstawy prawne monitoringu w miejscu pracy
Monitoring w pracy regulują przepisy prawa. Podstawą jest Kodeks pracy. Ważne jest także Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Pracodawca może zainstalować kamery w określonych sytuacjach. Ustawa jasno precyzuje te warunki.
Artykuł 22² Kodeksu pracy definiuje zasady. Monitoring jest dozwolony, gdy jest niezbędny. Służy zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników. Chroni także mienie firmy. Pomaga kontrolować produkcję. Zapewnia zachowanie tajemnicy informacji. Ich ujawnienie mogłoby zaszkodzić pracodawcy. Monitoring można założyć wyłącznie wówczas, gdy jest on niezbędny do tych celów. Inne podstawy do stosowania monitoringu nie są dopuszczalne. Kontrola produkcji jest jedynym dopuszczalnym przypadkiem monitoringu procesów pracy.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się. Robi się to w układzie zbiorowym pracy. Można też ustalić to w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie ma regulaminu, informuje pracowników. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu.
Czy monitoring w pracy jest legalny?
Tak, monitoring w miejscu pracy może być legalny. Pracodawca musi jednak przestrzegać przepisów. Regulują to Kodeks pracy i RODO. Monitoring jest dozwolony tylko w określonych celach.
Co może obejmować monitoring w pracy?
Zakres stosowania monitoringu jest ograniczony. Monitoring w pracy nie może obejmować wszystkich pomieszczeń. Przepisy Kodeksu pracy wskazują miejsca zakazane. Są to pomieszczenia prywatne pracowników. Należą do nich szatnie i sanitariaty. Zakaz dotyczy także stołówek i palarni. Zakazy dotyczą pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni. Monitoring nie powinien obejmować pomieszczeń prywatnych pracowników, takich jak szatnie, sanitariaty, stołówki czy palarnie.
Istnieje wyjątek dla pomieszczeń sanitarnych. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga zgody. Potrzebna jest uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej. Jeśli jej nie ma, potrzebna jest zgoda przedstawicieli pracowników. Uzyskanie tej zgody jest kluczowe.
Art. 180a ust 2 Prawa oświatowego wprowadza zakaz. Zakaz dotyczy kontroli pracy z wykorzystaniem monitoringu w klasach. Prawo oświatowe jasno to określa. Zgodnie z Konstytucją RP, RODO czy Kodeksem pracy, podmioty stosujące monitoring powinny kierować się zasadami celowości i minimalizacji danych.
Gdzie nie wolno montować kamer w pracy?
Nie wolno montować kamer w szatniach. Zakaz dotyczy także toalet i łazienek. Kamery są niedozwolone w stołówkach. Nie można ich instalować w palarniach. Ogólnie, monitoring nie może obejmować pomieszczeń prywatnych pracowników.
Monitoring poczty elektronicznej
Pracodawca może prowadzić monitoring poczty elektronicznej. Musi to robić zgodnie z przepisami. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Pracownicy muszą być o nim poinformowani. Cel monitoringu musi być jasno określony.
Podsłuchiwanie pracowników nie jest legalne. Jest to możliwe tylko, chyba że wyrażą na to zgodę. Kamery z funkcją nagrywania dźwięku są problematyczne. Generalnie, monitoring wizyjny bez nagrywania dźwięku jest standardem.
Obowiązki pracodawcy przy wprowadzaniu monitoringu
Pracodawco! pamiętaj o obowiązku informacyjnym. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników. Informacja dotyczy zastosowania monitoringu. Pracownicy muszą być poinformowani o monitoringu. Należy to zrobić co najmniej na dwa tygodnie przed uruchomieniem kamer. Obowiązek ten wynika z Kodeksu pracy.
Informacje o monitoringu powinny znaleźć się w dokumentach firmy. Należy umieścić je w układzie zbiorowym pracy. Można je zawrzeć w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie ma tych dokumentów, informuje pracowników na piśmie. Należy informować pracowników o ich prawach. Pomagają w tym odpowiednie zapisy w Regulaminie pracy i Polityce RODO.
Pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia. Należy też oznaczyć teren monitorowany. Oznaczenie musi być widoczne i czytelne. Trzeba to zrobić najpóźniej jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Służą do tego odpowiednie znaki lub tablice informacyjne. Pracodawca zobowiązany jest do opracowania dokumentacji. Dotyczy ona systemu monitoringu. Dokumentacja precyzuje cel i zakres monitoringu.
Kiedy pracodawca musi poinformować o monitoringu?
Pracodawca musi poinformować pracowników. Należy to zrobić co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informacja powinna być jasna i czytelna. Powinna trafić do wszystkich pracowników.
Przechowywanie i dostęp do nagrań z monitoringu
Nagrania z monitoringu to dane osobowe. Podlegają przepisom RODO. Pracodawca przetwarza je wyłącznie do celów. Cele te zostały określone wcześniej. RODO nakłada na pracodawców obowiązek. Dotyczy on szczególnej ochrony zapisów wideo. Zapisy te zawierają dane osobowe pracowników.
Standardowy czas przechowywania nagrań wynosi trzy miesiące. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza. Robi to wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Przechowuje je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Czas przechowywania nagrań to maksymalnie trzy miesiące. Po tym okresie nagrania należy usunąć. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nagrania są dowodem. Mogą być dowodem w postępowaniu prawnym. Wtedy można je przechowywać dłużej.
Dostęp do nagrań nie jest nieograniczony. Przysługuje jedynie określonym osobom i organom. Pracodawca ma prawo do przeglądania nagrań. Służy to zapewnieniu bezpieczeństwa mienia i pracowników. Osoby upoważnione przez pracodawcę mogą również przeglądać zapisane materiały. Pracodawca powinien jasno ustalić, kto może przeglądać nagrania. Należy limitować dostęp do nagrań dla osób nieuprawnionych. Nagrania z monitoringu muszą być odpowiednio zabezpieczone. Warto zapamietać, że dostęp do nagrań nie jest nieograniczony.
Pamiętajmy o przestrzeganiu zasady minimalizacji danych. Zgodnie z RODO, zbieramy minimum danych. Przetwarzamy je tylko w określonym celu. Dotyczy to także nagrań z monitoringu wizyjnego.
Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w pracy?
Nagrania z monitoringu można przechowywać. Standardowy czas wynosi maksymalnie trzy miesiące. Po tym okresie należy je usunąć. Wyjątkiem są nagrania, które stanowią dowód w postępowaniu.
Prawa pracownika w związku z monitoringiem
Pracownicy mają swoje prawa. Dotyczą one monitoringu w miejscu pracy. Pracownik musi być poinformowany o monitoringu. Ma prawo wiedzieć o jego celu i zakresie. Informacja o monitoringu w miejscu pracy jest kluczowa.
Pracownicy mają prawo do wglądu w nagrania. Dotyczy to nagrań dotyczących ich osoby. Pracownik może złożyć wniosek o dostęp do danych. Pracodawca musi umożliwić ten wgląd. Obowiązek ten wynika z RODO.
Co robić, jeśli zauważymy nielegalny monitoring? Nielegalny monitoring może naruszać dobra osobiste pracowników. Można zgłosić nielegalny monitoring. Odpowiednimi organami są Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Urząd Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Instytucje te mogą interweniować. Jakie są konsekwencje prawne instalacji nielegalnego monitoringu? Pracodawca narazi się na negatywne konsekwencje prawne. Może to być odpowiedzialność karna lub cywilna.
Jeżeli przekroczy obowiązujące w tej materii przepisy prawa, to narazi się na negatywne konsekwencje.
Czy pracownik ma prawo zobaczyć nagrania z monitoringu?
Tak, pracownik ma prawo zobaczyć nagrania. Dotyczy to nagrań, na których jest widoczny. Może złożyć wniosek do pracodawcy. Pracodawca powinien umożliwić mu wgląd w te dane.
Podsumowanie
Monitoring w zakładzie pracy wspiera pracodawców. Pomaga zapewnić bezpieczeństwo. Chroni pracowników i mienie firmy. Monitoring wymaga przestrzegania przepisów. Kluczowe akty prawne to RODO i Kodeks pracy. Pracodawcy muszą zadbać o wyraźne cele stosowania monitoringu. Należy informować pracowników o monitoringu. Trzeba to zrobić z wyprzedzeniem. Miejsca prywatne są wyłączone z monitoringu. Nagrania przechowuje się krótko. Dostęp do nich jest limitowany. Przestrzeganie tych zasad jest niezbędne. Zapewnia legalność monitoringu w pracy.