Monitoring komputera pracownika – co mówi prawo?
Kontrola służbowego komputera pracownika budzi wiele pytań. Czy pracodawca może legalnie monitorować Twoją aktywność? Poznaj przepisy Kodeksu pracy i RODO dotyczące monitoringu w firmie. Dowiedz się, jakie są prawa i obowiązki obu stron.
Podstawy prawne monitoringu w pracy
Monitorowanie komputerów pracowników jest w Polsce legalne. Musi być jednak zgodne z obowiązującymi przepisami. Prawo pracy reguluje te kwestie szczegółowo. Kodeks pracy wprowadził nowe regulacje od 25 maja 2018 roku. RODO i ustawa o ochronie danych osobowych nakładają dodatkowe obowiązki. Pracodawca pełni rolę administratora danych osobowych. Musi spełnić wymogi prawne nałożone przez RODO.
Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu
Przepisy Kodeksu pracy regulują kwestie monitoringu w zakładzie pracy. Artykuł 22² Kodeksu pracy dotyczy monitoringu wizyjnego. Artykuł 22³ Kodeksu pracy reguluje monitoring poczty elektronicznej. Kodeks pracy określa dopuszczalne formy kontroli pracowników. Pracodawca ma prawo do kontrolowania swoich pracowników. Wynika to wprost z przepisów Kodeksu pracy. Kodeks pracy wyznacza dopuszczalne granice stosowania monitoringu przez pracodawcę. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 roku reguluje kwestie kontroli komputerów służbowych.
Czy Kodeks pracy wprost mówi o kontroli komputera?
Kodeks pracy nie odnosi się wprost do prawa pracodawcy kontrolowania służbowego komputera pracownika. Reguluje jednak monitoring poczty elektronicznej i inne formy nadzoru.
Kiedy pracodawca może kontrolować komputer?
Monitoring w pracy może być wprowadzony w uzasadnionych przypadkach. Jest to narzędzie kontroli jakości i ilości pracy. Legalna kontrola pozwala na weryfikację efektów pracy pracownika. Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika. Jest to możliwe, gdy jest to niezbędne do organizacji pracy. Dotyczy to zapewnienia pełnego wykorzystania czasu pracy. Chodzi też o właściwe użytkowanie narzędzi pracy.
W jakim celu pracodawca może wprowadzić monitoring?
Wprowadzenie monitoringu może nastąpić, gdy jest to niezbędne. Celami mogą być: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrona mienia. Kontrola produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji to inne powody. Ich ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Jakie są zasady monitoringu w firmie?
Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o monitoringu. Musi to zrobić przed jego rozpoczęciem. Informacja powinna być przekazana w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Może znaleźć się w regulaminie pracy. Inne miejsce to układ zbiorowy pracy. Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Należy to zrobić co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Pomieszczenia i teren monitorowany powinny być oznaczone widocznie. Zastosowanie proporcjonalności w monitorowaniu jest kluczowe. Środki stosowane powinny być adekwatne i proporcjonalne do celu.
- Pracodawca powinien poinformować pracownika o możliwości kontrolowania jego komputera.
- Informacja o kontroli może być przekazana w regulaminie pracy.
- Zasady dotyczące monitoringu powinny być zapisane w regulaminie pracy lub obwieszczeniu.
Czy monitoring może być wprowadzony bez wiedzy pracownika?
Nie, monitoring w pracy bez wiedzy pracownika jest niedozwolony. Pracodawca ma obowiązek poinformować o nim pracowników.
Czego pracodawca nie może monitorować?
Pracodawca ma obowiązek szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Dobrem osobistym jest m.in. prawo do prywatności. Ważna jest też tajemnica korespondencji. Kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji pracownika. Nie może też naruszać innych jego dóbr osobistych. Monitoring wizyjny nie może koncentrować się bezpośrednio na pracowniku. Monitoring pracownika nie może mieć charakteru stałego. Kontrola nie może mieć charakteru abstrakcyjnego. Nie wolno stosować monitoringu w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Pomieszczenia socjalne są szczególnie chronione. Dotyczy to szatni, łazienek, stołówki i palarni. Zainstalowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej. Nadmierna kontrola w miejscu pracy może być uznana za mobbing.
Gdzie monitoring jest niedopuszczalny?
Monitoring jest niedopuszczalny w pomieszczeniach sanitarnych. Obejmuje to szatnie, łazienki, stołówki i palarnie. Wyjątek stanowi zgoda zakładowej organizacji związkowej. Monitoring nie obejmuje nagrywania dźwięku, z wyjątkiem służb porządkowych.
Przechowywanie danych z monitoringu
Nagrania z monitoringu można przechowywać przez określony czas. Przepisy Kodeksu pracy jasno to określają. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza tylko do celów ich zebrania. Przechowuje je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po tym okresie nagrania podlegają zniszczeniu. Nagrania można przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące.
| Rodzaj danych | Maksymalny czas przechowywania |
|---|---|
| Nagrania z monitoringu wizyjnego | 3 miesiące |
Rodzaje monitoringu w pracy
Pracodawcy stosują różne formy monitoringu. Monitoring wizyjny (kamery CCTV) to jedna z nich. Monitoring poczty elektronicznej jest często wykorzystywany. Monitorowanie aktywności na komputerze pracownika to kolejna forma. Pracodawcy mogą też monitorować służbowe telefony. Nadzór ewidencjonowania czasu pracy odbywa się z użyciem narzędzi. Monitoring samochodów służbowych często wykorzystuje urządzenia GPS. Rozwój technologii informatycznych poszerza zakres narzędzi do kontroli.
Monitoring poczty elektronicznej
Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest możliwy. Musi być niezbędny do zapewnienia organizacji pracy. Chodzi o umożliwienie pełnego wykorzystania czasu pracy. Dotyczy to też właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. Kontrola poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Nie może też naruszać innych dóbr osobistych pracownika. Monitoring poczty elektronicznej powinien być zgodny z polityką bezpieczeństwa informatycznego.
„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.” – Kodeks pracy
Konsekwencje nielegalnego monitoringu
Stosowanie monitoringu niezgodnie z prawem pociąga za sobą sankcje. Pracodawca może ponieść odpowiedzialność prawną. Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych to poważne przewinienie. Nielegalne monitorowanie może naruszać dobra osobiste pracownika. Pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie. Nadmierna kontrola w miejscu pracy może być uznana za mobbing. Mobbing jest prawnie zakazany i ścigany. Pracodawca musi przestrzegać zasad monitoringu.
Narzędzia i technologie do monitorowania
Na rynku dostępne są różne programy do monitorowania pracowników. Wybór oprogramowania do monitorowania zgodnego z prawem jest ważny. Przykładem legalnego programu jest Syteca. Dostępne są wersje Syteca SaaS i Syteca On-Premises. Inne technologie to Ekran System czy Axence nVision. Axence nVision posiada moduł SmartTime. Umożliwia on monitorowanie aktywności i ocenę efektywności. Firmy wykorzystują też systemy rejestracji obrazu. Monitoring komputerowy w miejscu pracy jest narzędziem kontroli. Monitoruj pracę swoich pracowników, także tych pracujących zdalnie. Zyskasz wiedzę o ich codziennej aktywności. Dotyczy to wybranego przedziału czasowego.
- Wybierz oprogramowanie do monitorowania zgodne z prawem.
- Zainwestuj w oprogramowanie Axence, moduł SmartTime poprawia efektywność.
Podsumowanie
Monitorowanie komputerów pracowników jest legalne w Polsce. Wymaga jednak przestrzegania ścisłych zasad. Pracodawca musi poinformować pracowników o monitoringu. Cel monitoringu musi być uzasadniony. Kontrola powinna być proporcjonalna do celu. Pracodawca musi szanować dobra osobiste pracownika. Dotyczy to prawa do prywatności i tajemnicy korespondencji. Nagrania można przechowywać tylko przez 3 miesiące. Nielegalne działania niosą ze sobą konsekwencje prawne. Zastosowanie monitoringu wymaga znajomości przepisów prawa pracy i RODO.