Kserowanie i skanowanie dowodu osobistego – co mówi prawo i jak chronić swoje dane?
Udostępnianie kserokopii lub skanu dowodu osobistego budzi wiele wątpliwości. Czy firmy i instytucje mają prawo żądać takich kopii? Jak chronić swoje dane osobowe przed wyłudzeniem? Poznaj zasady i przepisy prawne.
Czym jest dowód osobisty i dlaczego jego kserowanie jest ryzykowne?
Dowód osobisty to podstawowy dokument. Potwierdza on Twoją tożsamość i obywatelstwo. Zawiera dane osobowe o charakterze wrażliwym. Chodzi o imię, nazwisko, datę urodzenia i numer PESEL. Przetwarzanie tych danych jest uregulowane prawnie. Udostępnienie pełnej kopii dowodu niesie ryzyko. Nie masz pewności, jak kopia jest przechowywana. Może trafić w niepowołane ręce. Wyłudzenie danych osobowych to realne zagrożenie. Co trzeci Polak zetknął się z taką próbą. Co ósmy Polak padł ofiarą wyłudzenia danych.
Czy kserowanie dowodu osobistego jest legalne?
Kserowanie dowodów osobistych nie jest wprost zakazane. Wymaga jednak przestrzegania zasad ochrony danych. Chodzi głównie o przepisy RODO. Ustawa o dokumentach publicznych weszła w życie 12 lipca 2019 roku. Reguluje ona kwestię archiwizowania dokumentów. Kopiowanie dowodów osobistych stało się bardziej restrykcyjne. Karze podlega zatrzymanie cudzego dowodu bez podstawy prawnej. Mówi o tym Ustawa o dowodach osobistych. Zgodnie z art. 79 tej ustawy, grozi za to kara ograniczenia wolności albo grzywny.
Kto: uchyla się od obowiązku posiadania lub wymiany dowodu osobistego, zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty, podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny.
Kserokopie wykonane w celach urzędowych są wyłączone z regulacji. Dotyczy to też celów służbowych i zawodowych. Podstawą muszą być odrębne przepisy prawa.
Kto i w jakiej sytuacji może skopiować Twój dowód osobisty?
Nie każdy podmiot ma prawo żądać kopii Twojego dowodu. Jedynymi instytucjami uprawnionymi do kopiowania dokumentów tożsamości są banki. Mówi o tym Prawo bankowe, art. 112b. Banki mogą kserować dowody, gdy jest to niezbędne. Chodzi o wykonywanie czynności bankowych. Instytucje finansowe muszą też spełniać wymogi AML. AML to przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Wymagają one weryfikacji tożsamości klientów. Banki mogą przetwarzać informacje z dowodu. Muszą przetwarzać tylko te niezbędne do zawarcia umowy.
Inne instytucje i firmy zazwyczaj nie mają takiego prawa. Mogą prosić o wgląd w dowód. Mogą spisać niezbędne dane. Nie powinny jednak wykonywać pełnej kopii dokumentu.
Czy pracodawca może zażądać skanu dowodu osobistego?
Pracodawca może żądać danych osobowych od kandydata do pracy. Mówi o tym art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Wskazuje on katalog danych, które pracodawca może przetwarzać. Ksero dowodu osobistego nie musi się znaleźć w aktach. Pracodawca nie ma potrzeby przetwarzania danych z dowodu. Kserowanie dowodów przez pracodawcę może naruszać przepisy RODO. Może być potraktowane jako przetwarzanie danych ponad miarę. Zamiast kopii dowodu wystarczy kwestionariusz osobowy.
Kto nie może kopiować Twojego dowodu osobistego?
Firmy telekomunikacyjne nie powinny kserować dowodów. Dotyczy to też wypożyczalni sprzętu. Żadne podmioty nieuprawnione ustawowo nie mogą tego robić. Zatrzymanie cudzego dowodu jest nielegalne. Grozi za to kara grzywny lub ograniczenia wolności.
Jak zabezpieczyć się przed wyłudzeniem na skserowany dowód?
Przekazanie kopii dowodu oszustowi to duże ryzyko. Może dojść do wyłudzenia kredytu lub pożyczki. Liczba przypadków wyłudzeń kredytów to kilka tysięcy rocznie. Możesz podjąć kroki, aby się chronić. Zapytaj, na jakiej podstawie podmiot żąda kopii. Powiedz, że takie działanie może być nielegalne. Zaproponuj inną formę weryfikacji. Możesz wnioskować o spisanie danych niezbędnych do usługi. Możesz pozostawić kaucję zamiast dowodu przy wypożyczeniu.
Dodatkowe metody zabezpieczenia skanu:
- Zamazywać części danych na skanie dowodu. Chodzi o numer PESEL, datę urodzenia, nazwę organu wydającego.
- Nanieść znak wodny na skan dowodu. Może to być napis: „Skan wykonany na potrzeby zawarcia umowy z firmą XYZ”.
- Rozważyć skorzystanie z własnego sprzętu do kserowania.
- Zrobić ksero dowodu w urzędzie miasta lub gminy, jeśli jest taka możliwość.
Możesz skorzystać z usług monitorowania danych. Serwis ChronPESEL.pl oferuje alerty BIK. Koszt alertów BIK to około 24 zł rocznie. Alerty powiadomią Cię o próbie wzięcia kredytu na Twoje dane. Krajowy Rejestr Długów (KRD) też oferuje podobne usługi.
RODO a przetwarzanie danych z dowodu osobistego
RODO nie zakazuje wprost kserowania dowodów. Wskazuje jednak na zasadę minimalności. Przetwarzaj tylko te dane, które są niezbędne. Dowód zawiera wiele danych. Większość firm potrzebuje tylko imienia, nazwiska, adresu. Czasem potrzebna jest data urodzenia lub PESEL. Ale tylko gdy jest to uzasadnione prawnie. Administrator danych musi wykazać. Musi udowodnić, że ma podstawę prawną do przetwarzania. Zgoda jest jedną z sześciu podstaw przetwarzania danych. Zgoda musi być dobrowolna, świadoma i konkretna. Musi być wyrażona jednoznacznie.
RODO przed tym nie chroni, ponieważ istnieją jeszcze inne dokumenty prawne.
jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na operację przetwarzania.
Administrator ma obowiązek zapewnienia. Zgody muszą być łatwo odwoływalne. Wycofanie zgody powinno być proste. Można to zrobić mailem lub telefonicznie. Administrator powinien dokumentować uzyskane zgody. Procesy dokumentowania muszą być szczegółowe. Muszą być odporne na manipulacje.
Czy zgoda na kserowanie dowodu jest wystarczająca w świetle RODO?
Sama zgoda może nie wystarczyć. Musi istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych. Zgoda jest jedną z nich. Ale przetwarzanie danych z dowodu często wymaga innej podstawy. Może nią być obowiązek prawny. Dotyczy to na przykład banków. Banki muszą weryfikować tożsamość. Robią to zgodnie z przepisami AML. Firma pożyczkowa może mieć podobne obowiązki. Zwykłe kserowanie „na wszelki wypadek” jest niezgodne z RODO. Narusza zasadę minimalizacji danych.
Co zrobić w sytuacji utraty dowodu osobistego lub podejrzenia wyłudzenia?
Utrata dowodu osobistego wymaga natychmiastowego działania. Zgłoś to jak najszybciej. Zgłoś utratę w banku. Zastrzeż dokument w systemie Związku Banków Polskich. Zgłoś utratę w urzędzie gminy. Możesz to zrobić online. Zgłoś też utratę na policji, jeśli podejrzewasz kradzież. Szybkie zastrzeżenie minimalizuje ryzyko. Uniemożliwia to wzięcie kredytu na Twój dokument.
Jeśli podejrzewasz wyłudzenie, działaj szybko. Skontaktuj się z bankami i instytucjami pożyczkowymi. Sprawdź, czy nie zaciągnięto na Ciebie zobowiązań. Skorzystaj z alertów BIK lub KRD. Zgłoś sprawę na policję. Zbieraj dowody. Chodzi o korespondencję, maile, SMS-y. Dokumentuj wszystkie próby kontaktu. Pamiętaj, masz prawo do bycia zapomnianym. Art. 17 RODO pozwala żądać usunięcia danych. Dotyczy to danych przetwarzanych niezgodnie z prawem.
Gdzie szukać pomocy prawnej w sprawach ochrony danych?
Możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD). Każda firma przetwarzająca dane powinna go mieć. Możesz też skontaktować się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych (UODO). UODO udziela porad. Rozpatruje skargi dotyczące naruszeń. Adwokaci specjalizujący się w RODO też pomogą. Iwo Klisz jest adwokatem z kancelarii Klisz i Wspólnicy we Wrocławiu. Specjalizuje się w prawie ochrony danych.
Podsumowanie – Twoje prawa i jak ich bronić
Masz prawo chronić swoje dane osobowe. Dowód osobisty to cenny dokument. Udostępniaj jego kopię tylko wtedy, gdy jest to wymagane prawem. Banki mają takie prawo. W innych sytuacjach negocjuj inną formę weryfikacji. Proponuj spisanie danych niezbędnych do umowy. Zabezpieczaj skany wodnym znakiem lub zamazuj dane. Monitoruj swoje dane w BIK i KRD. W razie utraty dowodu działaj natychmiast. Szybkie zastrzeżenie chroni przed wyłudzeniem. Znajomość przepisów RODO i Ustawy o dowodach osobistych jest kluczowa. Broń swoich praw. Nie udostępniaj danych bez uzasadnionej podstawy prawnej.