Kontrola poczty służbowej przez pracodawcę – co wolno, a czego nie?
Pracodawca ma prawo sprawdzać służbową pocztę elektroniczną pracownika. Istnieją jednak ściśle określone warunki tej kontroli. Musi ona być zgodna z przepisami prawa pracy i RODO.
Podstawy prawne monitoringu poczty służbowej
Monitoring poczty elektronicznej pracownika dopuszczono od 25 maja 2018 roku. Nowa ustawa o ochronie danych osobowych wprowadziła te przepisy. Problematyka kontroli poczty uregulowana jest w art. 223 Kodeksu pracy. Pracodawcy powinni przestrzegać zasad RODO. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dotyczy ochrony osób fizycznych. Kodeks pracy i Kodeks cywilny gwarantują pracownikowi prawo do prywatności. Art. 111 Kodeksu Pracy chroni godność i dobra osobiste pracownika.
Kiedy pracodawca może kontrolować e-maile?
Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej. Jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy. Umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy. Zapewnia właściwe użytkowanie narzędzi pracy. Pracodawca jest właścicielem tych narzędzi. Służbowy adres e-mail służy wyłącznie do korespondencji służbowej. Monitoring poczty elektronicznej jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy. Dostęp do poczty pracownika nie ma bezwarunkowego charakteru.
Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy.
Czy pracodawca może czytać maile pracownika?
Tak, pracodawca może czytać służbową korespondencję pracownika. Odbywa się to na ściśle określonych zasadach. Musi on poinformować pracownika o monitoringu.
Obowiązki pracodawcy – informowanie pracowników
Pracodawca musi poinformować o prowadzeniu monitoringu poczty. Informacje o monitoringu powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy. Mogą znaleźć się w regulaminie pracy. Można je zawrzeć w umowie o pracę. Pracownik musi zostać poinformowany o celu stosowania monitoringu. Pracodawca powinien wcześniej poinformować pracownika o możliwości kontrolowania jego maili. Nowy pracownik powinien zapoznać się z zasadami monitoringu poczty elektronicznej. Informacje o monitoringu powinny być podane nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca powinien poinformować pracowników o zasadach kontroli. Regulacje dotyczące kontroli powinny być zgodne z RODO.
- Pracodawca powinien mieć regulaminy wewnętrzne dotyczące kontroli poczty e-mail.
- Zasady dostępu do maili pracowników powinny znaleźć się w wewnętrznym regulaminie.
- Pracodawca powinien wprowadzić informacje o monitoringu do regulaminu pracy.
- Zaleca się, aby pracodawca informował pracowników o zasadach korzystania z narzędzi służbowych.
Tajemnica korespondencji a prywatność pracownika
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Nie może naruszać innych dóbr osobistych pracownika. Pracownik ma prawo do prywatności. Dotyczy to tajemnicy korespondencji. Tajemnica korespondencji nie zawsze obowiązuje. Odczytanie prywatnej wiadomości na służbowej poczcie jest złamaniem tajemnicy korespondencji. Czytanie prywatnych wiadomości przez pracodawcę jest niedopuszczalne. Pracodawca ma zakaz czytania prywatnych e-maili podwładnych. Niedozwolony jest dostęp do prywatnych wiadomości e-mail bez zgody pracownika. Naruszenie prawa do prywatności może skutkować zadośćuczynieniem. Może również skutkować odszkodowaniem.
Prawo cywilne chroni tajemnicę korespondencji. Działania pracodawców mogą znacząco ingerować w prywatność pracowników. Polski ustawodawca nie reguluje wprost tematu pisania prywatnych maili w pracy. Korespondencja prywatna powinna być oddzielona od tej służbowej. Celem uniknięcia ryzyka naruszenia prawa pracownika do prywatności należy postulować wprowadzanie oznaczeń identyfikujących wiadomości prywatne.
Celem uniknięcia ryzyka naruszenia prawa pracownika do prywatności należy postulować wśród pracowników wprowadzanie oznaczeń identyfikujących wiadomości prywatne.
Co z prywatnymi mailami na służbowej skrzynce?
Pracodawca nie ma prawa czytać prywatnych wiadomości pracownika. Nawet jeśli znajdują się one na służbowej skrzynce. Czytanie ich narusza tajemnicę korespondencji i prywatność pracownika. Pracownik powinien zabezpieczyć prywatną korespondencję.
Co może być kontrolowane? Tylko służbowa korespondencja
Pracodawca może czytać maile służbowe pracowników. Pracodawcy przysługuje prawo do przejrzenia poczty służbowej. Służbowa poczta elektroniczna powinna być wykorzystywana tylko w ramach wykonywania obowiązków służbowych. Pracodawca może czytać tylko maile o charakterze służbowym. Skrzynka mailowa to ważne narzędzie pracy pracownika. Maile są popularną formą komunikacji związanej z działalnością firmy. Urządzenie i skrzynka mailowa są własnością pracodawcy.
Czy pracodawca może czytać maile, gdy pracownika nie ma w pracy?
Pracodawca może uzyskać dostęp do służbowej skrzynki pracownika pod jego nieobecność. Musi to być uzasadnione potrzebami pracy. Zazwyczaj wymaga to procedury zabezpieczającej prywatność pracownika. Mogą być obecni świadkowie lub przedstawiciel pracownika.
Inne formy monitoringu w miejscu pracy
Monitoring aktywności pracowników staje się powszechnym zjawiskiem. Jednym z najczęściej monitorowanych obszarów jest korespondencja mailowa. Art. 223 Kodeksu pracy § 4 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu. Dotyczy to sytuacji, gdy ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów organizacji pracy. Inne formy monitoringu obejmują monitoring GPS. Monitoruje się połączenia telefoniczne i wiadomości SMS. Monitoruje się aktywność w sieci internetowej. Kontroluje się dane przesyłane, drukowane lub kopiowane na urządzenia przenośne. Stosuje się monitoring wejść i wyjść za pomocą czytnika kart. Pracodawcy mogą kontrolować internetową aktywność pracowników. Mają jednak ograniczenia. Pracodawca ma prawo blokować korzystanie ze stron internetowych niezwiązanych z obowiązkami służbowymi. Pracodawcy mogą wdrażać ogólne zakazy wykorzystywania służbowych skrzynek do celów niezwiązanych z pracą. Możliwe jest ustalenie w regulacjach wewnątrzzakładowych sposobu identyfikacji czynności prywatnych.
- Pracodawca może wprowadzić zakaz korzystania z poczty służbowej w regulaminie pracy.
Podsumowanie i zalecenia
Pracodawca ma prawo monitorować służbową pocztę elektroniczną. Musi jednak przestrzegać przepisów prawa. Kluczowe jest poinformowanie pracownika o zasadach monitoringu. Monitoring dotyczy tylko korespondencji służbowej. Czytanie prywatnych maili jest niedopuszczalne. Naruszenie tych zasad może mieć konsekwencje prawne dla pracodawcy. Administratorzy powinni instruować swoich pracowników. Dotyczy to prawidłowych praktyk korzystania z poczty email. Pracownicy muszą mieć dostęp do zbieranych danych, które ich dotyczą. Pracodawca musi niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach. Chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu.
- Pracodawca powinien określić cele, zakres i sposób stosowania kontroli korzystania z emaila.
- Powinien to zrobić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.