Kary RODO w Polsce – co musisz wiedzieć o konsekwencjach naruszeń

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadza surowe zasady przetwarzania danych. Ich nieprzestrzeganie grozi poważnymi sankcjami. W Polsce kary RODO nakłada Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Dowiedz się, jakie są wysokości kar i jak ich uniknąć.

Czym są kary RODO?

Kary RODO to administracyjne kary pieniężne. Nakłada je organ nadzorczy za naruszenie przepisów Rozporządzenia. Kary mają być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Stanowią element systemu egzekwowania RODO. Nakłada się je oprócz lub zamiast innych środków. Decyzja o wymiarze kary zależy od okoliczności indywidualnego przypadku.

Jakie są maksymalne wysokości kar RODO?

RODO przewiduje różne progi kar finansowych. Maksymalna kara pieniężna dla przedsiębiorstw wynosi do 20 milionów euro. Alternatywnie może to być do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu firmy z poprzedniego roku. Ten wyższy próg dotyczy naruszeń podstawowych zasad przetwarzania. Chodzi o art. 5, art. 6, art. 7, art. 9 RODO. Dotyczy też naruszenia praw osób, których dane dotyczą (art. 12-22 RODO). Wyższy próg obejmuje również nieprzestrzeganie nakazu organu nadzorczego (art. 58 ust. 2 RODO). Dotyczy to także przekazywania danych do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń (art. 44-49 RODO).

Niższy próg kary wynosi do 10 milionów euro. Może to być do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa. Ten próg stosuje się za naruszenie obowiązków administratora danych. Obejmuje to art. 8, art. 11, art. 26, art. 28-43 RODO. Dotyczy też obowiązków podmiotu przetwarzającego, podmiotu certyfikującego czy podmiotu monitorującego.

Dla jednostek sektora finansów publicznych w Polsce maksymalna kara wynosi 100 tys. zł. Państwowe i samorządowe jednostki kultury mogą otrzymać karę do 10 tys. zł.

Czynniki wpływające na wysokość kary

Organ nadzorczy bierze pod uwagę wiele czynników przy ustalaniu wysokości kary. Należą do nich charakter czynu, jego waga i czas trwania naruszenia. Ważne jest też, czy naruszenie było umyślne, czy nieumyślne. Liczba poszkodowanych osób i rozmiar poniesionej przez nie szkody mają znaczenie. Organ ocenia działania podjęte przez administratora po naruszeniu. Chodzi o zminimalizowanie szkody. Współpraca z organem nadzorczym jest istotna. Pod uwagę bierze się też wcześniejsze naruszenia administratora. Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania czy mechanizmów certyfikacji może wpłynąć na decyzję. Organ ocenia też, czy administrator zgłosił naruszenie i czy zawiadomił osoby, których dane dotyczą.

Najczęstsze powody nakładania kar RODO

Analiza przypadków pokazuje typowe przyczyny naruszeń. Jednym z częstych powodów są nieadekwatne zabezpieczenia danych. Brak zgłoszenia naruszenia w terminie 72 godzin stanowi kolejny powód. Brak współpracy z UODO również prowadzi do sankcji. Często spotykane jest brak podstaw prawnych do przetwarzania danych. Brak rozliczalności działań przetwarzania danych też bywa przyczyną kar. Problemem bywa brak umowy powierzenia przetwarzania danych.

Przykłady kar RODO w Polsce

Polski organ nadzorczy nałożył już wiele kar finansowych. Łączna suma kar nałożonych do tej pory wynosi około 30 mln zł. Łączna liczba decyzji sięga 94. Najwyższa kara za złamanie RODO wynosi 4 911 732 PLN. Kara ta została nałożona na Fortum Marketing and Sales Polska S.A. przez UODO. Inne znaczące kary objęły Morele.net Sp. z o.o. (3 819 960,00 PLN) za nienależytą ochronę danych. Santander Bank Polska S.A. otrzymał karę 1 440 549,00 PLN za upublicznienie dokumentów bankowych. mBank Spółka Akcyjna otrzymał karę 4 053 173,00 PLN za niedopełnienie obowiązków informacyjnych. American Heart of Poland S.A. ukarano kwotą 1 440 549,00 PLN po ataku hackerskim. Toyota Bank Polska S.A. otrzymał karę 78 575,40 PLN za niewłaściwe zgłoszenie naruszenia.

W 2024 roku polski organ nadzorczy wydał 19 decyzji. Kary nałożono na 23 podmioty. Łączna suma kar wyniosła 13 309 897,80 zł. Najwyższa kara w 2024 roku wyniosła 4 053 173,00 zł. Najniższa kara w 2024 roku wyniosła 916,71 zł.

Inne konsekwencje naruszenia RODO

Naruszenie przepisów RODO nie tylko prowadzi do kar administracyjnych. Może skutkować odpowiedzialnością cywilnoprawną. Osoba, której dane naruszono, może żądać odszkodowania. Dotyczy to szkody majątkowej lub niemajątkowej. Poszkodowani dochodzą naprawienia szkody na drodze sądowej. Naruszenia mogą prowadzić też do odpowiedzialności karnej. Przetwarzanie danych niezgodnie z prawem jest przestępstwem. Udaremnianie lub utrudnianie kontroli UODO także podlega karze. Naruszenie RODO wpływa negatywnie na reputację firmy. Może prowadzić do utraty zaufania klientów i partnerów biznesowych. Skutki mogą dotknąć także pracowników. Odpowiedzialność za naruszenie ponosi administrator danych. W pewnych sytuacjach odpowiedzialność może dotyczyć podmiotu przetwarzającego.

Procedura zgłaszania naruszeń ochrony danych

Administrator danych osobowych ma obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych. Musi to zrobić do organu nadzorczego. Termin wynosi 72 godziny od stwierdzenia naruszenia. Obowiązek ten wynika z art. 33 ust. 2 RODO. Zgłoszenie powinno zawierać opis charakteru naruszenia. Należy podać możliwe konsekwencje dla osób, których dane dotyczą. Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, administrator zawiadamia też te osoby. Zawiadomienie powinno zawierać jasne informacje o naruszeniu i środkach zaradczych. Obowiązek ten reguluje art. 34 RODO. W razie wątpliwości co do konieczności zgłoszenia, lepiej dokonać zgłoszenia.

Jak unikać kar RODO?

Przedsiębiorcy mogą podjąć działania minimalizujące ryzyko kar. Kluczowe jest wdrożenie i stosowanie RODO w organizacji. Należy przeprowadzać cykliczne audyty zgodności z RODO. Regularna analiza ryzyka przetwarzania danych jest niezbędna. Dobór odpowiednich środków bezpieczeństwa jest ważny. Dotyczy to środków technicznych i organizacyjnych. Technologie takie jak szyfrowanie danych pomagają w ochronie. Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji (SZBI) są pomocne. Regularne szkolenie personelu w zakresie ochrony danych jest kluczowe. Należy stworzyć jasne polityki i procedury dotyczące danych. Współpraca z organem nadzorczym w razie incydentu jest zalecana. Natychmiastowa reakcja na incydent może wpłynąć na decyzję UODO. Powołanie inspektora ochrony danych (IOD) jest często dobrym rozwiązaniem. Dokumentowanie wszystkich działań związanych z RODO jest obowiązkowe. Należy zadbać o prawidłowe relacje z podwykonawcami przetwarzającymi dane (umowy powierzenia).

Oto sugestie działań prewencyjnych:

• Wdrożenie kompleksowej polityki prywatności.
• Regularne audyty bezpieczeństwa systemów IT i procesów przetwarzania.
• Szkolenie wszystkich pracowników mających dostęp do danych osobowych.
• Analiza ryzyka i wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (np. szyfrowanie).
• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania.
• Powołanie Inspektora Ochrony Danych, jeśli jest to wymagane lub zasadne.
• Przygotowanie procedur reagowania na naruszenia ochrony danych.

Postępowanie administracyjne przed UODO i możliwość odwołania

Kary za naruszenie RODO nakładane są w drodze decyzji administracyjnej. Postępowanie prowadzi Prezes UODO. W trakcie postępowania organ zbiera dowody i analizuje okoliczności naruszenia. Strony postępowania mają prawo przedstawić swoje stanowisko. Na decyzję Prezesa UODO można złożyć skargę. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Od wyroku WSA przysługuje skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Możliwość odwołania jest ważnym elementem systemu prawnego.

Zaniedbanie obowiązków wynikających z przepisów RODO może skutkować dla przedsiębiorcy przetwarzającego i przechowującego dane osobowe poważnymi konsekwencjami.

Nałożenie kary pieniężnej za naruszenie przepisów RODO może nastąpić w wyniku wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Nakładane kary pieniężne muszą być w każdym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające.