Czy pracodawca może żądać numeru dowodu osobistego pracownika?

Pracodawca przetwarza dane osobowe pracowników. Musi przy tym przestrzegać prawa. RODO i Kodeks pracy określają zasady. Dowiedz się, kiedy szef może prosić o numer dowodu.

Dane osobowe kandydata i pracownika – co mówi prawo?

Kodeks pracy reguluje kwestię danych osobowych. Artykuł 22¹ Kodeksu pracy wskazuje wymagane informacje. Osoba ubiegająca się o pracę podaje podstawowe dane. Pracodawca potrzebuje imienia i nazwiska kandydata. Ważna jest data urodzenia. Konieczne są dane kontaktowe. Pracodawca wymaga informacji o wykształceniu. Prosi o kwalifikacje zawodowe. Pyta o przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik musi podać dodatkowe dane. Należy do nich adres zamieszkania. Pracodawca żąda numeru PESEL. Gdy pracownik nie ma numeru PESEL, podaje rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Pracodawca może wymagać innych danych. Muszą one być niezbędne do pracy.

• Imię (imiona) i nazwisko
• Data urodzenia
• Dane kontaktowe
• Wykształcenie
• Kwalifikacje zawodowe
• Przebieg zatrudnienia
• Adres zamieszkania
• Numer PESEL (lub dane dokumentu tożsamości)

Dane osobowe podlegają ochronie. Chroni je RODO i Kodeks pracy. Dokumenty tożsamości zawierają ważne informacje. Są to imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia. Zawierają też adres zamieszkania.

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: 1) adres zamieszkania; 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) inne dane osobowe pracownika…

Czy pracodawca może żądać numeru dowodu osobistego?

Pracownik nie ma obowiązku podawać serii i numeru dowodu osobistego. To ważna zasada. Pracodawca nie może żądać tych danych w każdym przypadku.

Pracodawca ma prawo żądać dowodu do wglądu. Może prosić o inny dokument tożsamości. Służy to weryfikacji tożsamości pracownika. Pracodawca potwierdza, kim jest osoba zatrudniana.

Przepisy zmieniały się w czasie. Do końca 2018 roku pracodawcy przetwarzali serię i numer dowodu. Było to zgodne z ówczesnymi regulacjami. Rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. pozwalało na to. Pracodawca mógł prosić o wpisanie tych danych do kwestionariusza. Obowiązujące rozporządzenie z 10 grudnia 2018 roku zmieniło te zasady. Nie zawiera ono wzorów kwestionariuszy z miejscem na serię i numer dowodu.

Prawo wymaga podania numeru PESEL. W przypadku jego braku podaje się rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Jest to wymóg Kodeksu pracy. Seria dowodu osobistego nie jest standardowo wymagana.

Samo RODO nie zakazuje zbierania numeru dowodu. RODO wprowadza zasadę minimalizacji danych. Pracodawca zbiera tylko niezbędne dane. Numer dowodu osobistego nie zawsze jest niezbędny. Podstawą prawną jest Kodeks pracy. Kodeks pracy wskazuje numer dokumentu tożsamości tylko gdy pracownik nie ma PESELU.

Kiedy pracodawca potrzebuje danych z dowodu?

Pracodawca potrzebuje danych z dowodu do weryfikacji. Dzieje się tak przy zawieraniu umowy o pracę. Pracodawca musi potwierdzić tożsamość osoby. Numer dokumentu tożsamości służy temu celowi.

Seria dowodu osobistego i numer PESEL identyfikują osobę. Są to dane wrażliwe. Ich przetwarzanie regulują zasady ochrony danych. Zasada minimalizacji jest kluczowa. Administrator zbiera tylko dane niezbędne do celu. Cel przetwarzania musi być jasno określony.

Zakres danych wynika z przepisów. Kodeks pracy określa, co może wymagać pracodawca. Inne przepisy mogą wymagać podania danych z dowodu. Banki i kuratorzy mają takie podstawy ustawowe. Nie ma podstawy do żądania serii dowodu przy wypożyczaniu sprzętu sportowego. To pokazuje, że cel jest ważny.

Pracodawca może żądać numeru dowodu, gdy pracownik nie ma numeru PESEL. Wynika to wprost z Kodeksu pracy. Może też prosić o dowód do wglądu. Służy to potwierdzeniu tożsamości. Jeżeli konkretne przepisy wymagają podania numeru dowodu, pracodawca ma podstawę. Taka sytuacja w relacji pracownik-pracodawca zdarza się rzadko.

Co zrobić, gdy pracodawca żąda numeru dowodu bez podstawy prawnej?

Pracownik ma prawo odmówić podania danych. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca nie ma podstawy prawnej. Żądanie serii i numeru dowodu bez wyraźnego przepisu jest problematyczne. Pracodawca musi uzasadnić potrzebę tych danych. Jeśli cel jest inny niż weryfikacja tożsamości do umowy, odmowa jest możliwa.

Na przykład, pracownik odbiera przesyłki sądowe. Wymaga to potwierdzenia tożsamości. Procedury w firmie mogą wymagać okazania dowodu. Jeśli procedur nie ma, pracownik może odmówić podania numeru. Może okazać dowód do wglądu.

W przypadku wątpliwości, warto zachować ostrożność. Najlepiej nie udostępniać danych. Dotyczy to sytuacji, gdy wiarygodność żądania jest niska. Nieuzasadnione żądanie danych może zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Inspektor Ochrony Danych w firmie może pomóc. Duże firmy mają IOD.

Możesz odmówić podania serii i numeru dowodu. Zapytaj pracodawcę o podstawę prawną. Jeśli jej nie ma, wyjaśnij, że nie masz obowiązku podawania tych danych. Możesz zaproponować okazanie dowodu do wglądu. Jeśli pracodawca naciska, skonsultuj się z prawnikiem. Możesz też zgłosić sprawę do UODO.

Tak, można podać PESEL pracodawcy. Kodeks pracy tego wymaga. Numer PESEL jest standardową daną pracownika. Jest niezbędny do celów ubezpieczeniowych i podatkowych. Pracodawca musi przekazać go do ZUS i urzędu skarbowego.

Inne dane osobowe – numer telefonu i e-mail

Numer telefonu i adres e-mail to dane osobowe. Tak mówi RODO (art. 4 pkt 1). Podlegają one ochronie prawnej. Kodeks pracy i RODO regulują ich przetwarzanie.

Podanie danych kontaktowych przez kandydata jest dobrowolne. Pracodawca nie może ich wymagać. Dotyczy to prywatnego numeru telefonu. Dotyczy też prywatnego adresu e-mail. Pracodawca nie może żądać tych danych od pracownika.

Pracodawca nie może żądać od pracownika podania prywatnego numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej.

Brak zgody na podanie tych danych nie może dyskryminować kandydata. Nie może być podstawą gorszego traktowania. Pracodawca powinien zapewnić narzędzia pracy. Należą do nich służbowy telefon i służbowy adres e-mail. Służą one do kontaktów związanych z pracą.

Ochrona danych z dowodu osobistego

Seria dowodu osobistego i numer PESEL są wrażliwymi danymi. Służą do potwierdzenia tożsamości. Ich ochrona jest bardzo ważna. Przetwarzanie tych danych wymaga podstawy prawnej. Musi być zgodne z zasadami RODO. Dotyczy to zasady minimalizacji.

Niektóre podmioty mają prawo przetwarzać te dane. Banki używają ich do weryfikacji klientów. Kuratorzy przetwarzają je w ramach obowiązków. Te instytucje mają podstawy ustawowe.

Inne sytuacje nie dają takiej podstawy. Przykładem jest wypożyczanie sprzętu sportowego. Żądanie serii dowodu w takim przypadku jest nieuzasadnione. Warto być ostrożnym. Nie udostępniaj danych, gdy masz wątpliwości.

Co zrobić w przypadku zagubienia dowodu? Zastrzeż dowód jak najszybciej. Możesz to zrobić w banku lub na Policji. Zastrzeżenie numeru PESEL jest też możliwe. Chroni to przed oszustwami. Przechowuj dowód w bezpiecznym miejscu. Portfel jest dobrym miejscem.

• Zastrzeż dowód po zagubieniu lub kradzieży.
• Nie udostępniaj danych bez pewnej podstawy prawnej.
• Przechowuj dokumenty tożsamości bezpiecznie.

Numer PESEL jest kluczowy do identyfikacji. Może być wykorzystany do celów urzędowych. Może też posłużyć do oszustw. Na przykład, ktoś może próbować wziąć pożyczkę na Twoje dane. Dlatego warto zastrzec PESEL po jego wycieku lub zagubieniu dowodu.

Tak, warto zastrzec numer PESEL. System zastrzeżenia PESEL chroni przed wyłudzeniami. Informuje instytucje o zastrzeżeniu. Banki i notariusze muszą to sprawdzić. Nie udzielą kredytu ani nie dokonają czynności prawnej na zastrzeżony PESEL.