Czy osoba fizyczna może zatrudnić pracownika na umowę o pracę?
Polskie prawo pracy określa, kto może być pracodawcą. Wiele osób zastanawia się, czy osoba prywatna, która nie prowadzi firmy, może legalnie zatrudnić kogoś na etat. Wyjaśniamy, co mówią przepisy i jakie obowiązki się z tym wiążą.
Definicja pracodawcy w świetle prawa pracy
Kodeks pracy jasno definiuje pojęcie pracodawcy. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna. Dotyczy to także jednostek bez osobowości prawnej. Pracodawcą jest również osoba fizyczna. Warunkiem jest zatrudnianie przez nią pracowników.
Według przepisów nie jest wymagane prowadzenie działalności gospodarczej. Osoba fizyczna może stać się stroną stosunku pracy. Zatrudnia wtedy inną osobę na podstawie umowy. Taką umowę przewiduje Kodeks pracy.
Osoba prywatna a zatrudnienie na etat – co mówi prawo?
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zatrudnić pracownika. Jest to możliwe na podstawie umowy o pracę. Umowa o pracę nie podlega szczególnym ograniczeniom podmiotowym.
Radca Prawny Michał Włodarczyk potwierdza tę możliwość. Stwierdza:
„Nie ma przeszkód, aby osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej… zatrudniła kogoś innego na podstawie jakiejkolwiek umowy przewidzianej w kodeksie pracy.”
Ważne jest jednak zrozumienie konsekwencji. Zatrudnienie pracownika pociąga za sobą określone obowiązki. Te obowiązki dotyczą stosowania przepisów prawa pracy. Obejmują też przepisy o zabezpieczeniu społecznym. Osoba fizyczna staje się pracodawcą w pełnym tego słowa znaczeniu.
Czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zatrudnić pracownika?
Tak, polskie prawo pracy na to zezwala. Osoba fizyczna może być pracodawcą.
Czy do zatrudnienia na etat potrzebna jest zarejestrowana firma?
Nie, samo prowadzenie działalności gospodarczej nie jest warunkiem koniecznym, aby być pracodawcą według Kodeksu pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca – osoba fizyczna?
Zatrudniając pracownika, osoba fizyczna przejmuje pełne obowiązki pracodawcy. Musi stosować przepisy Kodeksu pracy. Obejmuje to między innymi czas pracy i urlopy. Należy też przestrzegać przepisów o ubezpieczeniach społecznych.
Pracodawca musi zgłosić nowego pracownika do ZUS. Termin zgłoszenia wynosi 7 dni. Liczy się od daty rozpoczęcia pracy. Zatrudnienie wiąże się z obowiązkiem regularnego płacenia składek ZUS. Należy też odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy pracownika.
Radca Prawny Michał Włodarczyk dodaje:
„Wiąże się z tym jednak zawsze obowiązek stosowania przepisów kodeksu pracy i przepisów o zabezpieczeniu społecznym odnoszących się do pracodawcy.”
Dostępne są różne rodzaje umów. Umowa o pracę jest jedną z nich. Inne to umowa zlecenie czy umowa o dzieło. Osoba fizyczna może zawierać każdą z nich.
Jakie formalności należy spełnić przy zatrudnianiu pracownika?
Główne formalności to zawarcie pisemnej umowy z pracownikiem oraz zgłoszenie go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni.
Oto przykładowe składki ubezpieczeniowe (na podstawie danych z 2022 roku), które pracodawca opłaca od wynagrodzenia pracownika (część finansowana przez pracodawcę):
| Składka | Procent wynagrodzenia |
|---|---|
| Emerytalna | 9,76% |
| Rentowa | 6,5% |
| Wypadkowa | 1,67% (może być różna) |
| Fundusz Pracy | 2,45% |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych | 0,1% |
Należy pamiętać, że część składek finansuje pracownik. Całość jest odprowadzana przez pracodawcę.
Inni pracodawcy – kto jeszcze może zatrudniać?
Pracodawcą może być wiele różnych podmiotów. Przedsiębiorcy to najczęstsza grupa. Obejmuje to jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG). Należą tu też spółki cywilne i partnerskie. Spółki kapitałowe również zatrudniają pracowników.
Jednostki organizacyjne mogą być pracodawcami. Instytucje publiczne zatrudniają na etat. Organizacje non-profit mają prawo zatrudniać. Pracodawcy zagraniczni też mogą zawierać umowy o pracę w Polsce.
Jednoosobowe firmy stanowią dużą część polskiej gospodarki. Na początku 2022 roku było ich blisko 2,6 mln. Pół miliona JDG zatrudnia od 2 do 5 osób. 140 tysięcy ma od 6 do 9 pracowników. JDG na karcie podatkowej może zatrudniać do 5 pracowników.
Ograniczenia w zatrudnianiu
Nie każda osoba może być pracodawcą w każdej sytuacji. Prawo pracy określa minimalny wiek pracownika. Zabronione jest zatrudnianie osoby, która nie ukończyła 15 lat. Przepisy dopuszczają pracę dzieci na szczególnych zasadach. Dotyczy to lekkich prac, np. w kulturze.
W kontekście osoby fizycznej bez działalności, ważne jest rozróżnienie. Samo zatrudnienie pracownika na etat rodzi obowiązki. Te obowiązki są typowe dla działalności gospodarczej. Regularne zatrudnianie pracownika i zarządzanie jego pracą może być uznane za działalność zarobkową. Działalność zarobkowa prowadzona w sposób zorganizowany wymaga rejestracji. Oznacza to, że osoba fizyczna zatrudniająca na etat najczęściej musi zarejestrować działalność gospodarczą. Istnieją bardzo ograniczone wyjątki, np. zatrudnienie pomocy domowej.
Podsumowanie
Osoba fizyczna może być pracodawcą zgodnie z Kodeksem pracy. Nie musi formalnie prowadzić działalności gospodarczej. Jednak zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z licznymi obowiązkami. Należy stosować przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Konieczne jest zgłoszenie do ZUS i płacenie składek. Realizacja tych obowiązków często oznacza konieczność formalizacji statusu osoby fizycznej jako pracodawcy, co w praktyce prowadzi do zarejestrowania działalności gospodarczej, chyba że przepisy stanowią inaczej dla specyficznych sytuacji (np. pomoc domowa).