Świadectwo pracy – kluczowy dokument po zakończeniu zatrudnienia
Świadectwo pracy to ważny dokument dla pracownika. Dowiedz się, kiedy pracodawca musi je wydać. Sprawdź, co powinno zawierać to pismo. Poznaj swoje prawa związane ze świadectwem pracy.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument należny każdemu pracownikowi. Potwierdza jego zatrudnienie. Wskazuje okres zatrudnienia. Określa także charakter zatrudnienia. To oficjalny dokument wydany przez pracodawcę. Prawo pracy wymaga jego wystawienia. Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym. Nie zawiera ono elementów ocennych. To raczej oświadczenie wiedzy pracodawcy. Stanowi dokument prywatny. Zawiera kluczowe informacje o zakończonym zatrudnieniu. Pokazuje szczegółowy przebieg zatrudnienia. Dokument podaje datę rozpoczęcia pracy. Wskazuje też datę jej zakończenia. Zawiera informacje o zajmowanym stanowisku. Opisuje także zakres obowiązków pracownika.
Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Wydanie świadectwa pracy stanowi kluczowy obowiązek pracodawcy. Obowiązek ten powstaje automatycznie. Dzieje się tak w momencie rozwiązania stosunku pracy. Dotyczy to także wygaśnięcia umowy. Pracodawca musi dostarczyć dokument w dniu ustania stosunku pracy. Jest on zobowiązany wydać świadectwo pracy w tym właśnie dniu. Obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę. Wydanie świadectwa pracy nie zależy od typu umowy. Współpraca na podstawie umowy o pracę zawsze kończy się wydaniem świadectwa. Pracodawca wydaje dokument w dniu ustania stosunku pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nie zamierza nawiązać kolejnej umowy w ciągu 7 dni. Wtedy wydaje je później. Świadectwo pracy można też wydać na wniosek pracownika. Dotyczy to sytuacji, gdy strony zawarły kolejną umowę w ciągu 7 dni. Pracownik może wtedy poprosić o wydanie świadectwa. Pracodawca wydaje je na wniosek. Pracownik nie ma obowiązku składania wniosku o wydanie świadectwa pracy w standardowej sytuacji.
Jeżeli, zgodnie z tym (…) przepisem, pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem – wskutek jego ponownego nawiązania – trwa/jest kontynuowany.
Obowiązek wydania świadectwa pracy nie może być uzależniony od rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca nie może wstrzymać wydania dokumentu. Wydaje go niezależnie od ewentualnych rozliczeń finansowych.
Zastanawiasz się, jak długo pracodawca ma czas na wystawienie świadectwa pracy? Główna zasada mówi o dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli wysyła dokument pocztą, ma na to 7 dni.
Przykład Justyny M. pokazuje typową sytuację. Była zatrudniona do 15 lipca. Następnie 16 lipca zawarła nową umowę. Pracodawca wydał jej świadectwo pracy na jej wniosek. Przykład Zofii K. jest podobny. Pracowała do 31 grudnia. Nową umowę podpisała 3 stycznia. Pracodawca wydał świadectwo pracy na jej prośbę.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Treść świadectwa pracy jest ściśle określona przepisami. Artykuł 97 Kodeksu Pracy reguluje te kwestie. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej precyzuje wymogi. Dokument musi zawierać szereg informacji. Podaje imię i nazwisko pracownika. Wskazuje nazwisko rodowe. Zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia pracy. Określa rodzaj wykonywanej pracy. Podaje zajmowane stanowiska. Wskazuje tryb rozwiązania stosunku pracy. Informuje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym. Podaje liczbę dni urlopu. Wymienia wykorzystany urlop ojcowski. Uwzględnia urlop rodzicielski i wychowawczy. Zawiera informacje o niezdolności do pracy (L4). Podaje okresy bezpłatnego urlopu. Wskazuje czas odbywania służby wojskowej. Informuje o pracy w szczególnych warunkach. Może zawierać dane o zajęciu wynagrodzenia. Wskazuje należności ze stosunku pracy. Dokument zawiera również nazwę i adres pracodawcy. Podaje numer PESEL pracownika.
Treść świadectwa pracy jest oświadczeniem wiedzy. Ma charakter informacyjny. Nie służy do oceny pracownika. Ma potwierdzić fakty związane z zatrudnieniem.
Sprostowanie świadectwa pracy – co zrobić w przypadku błędów?
Świadectwo pracy może zawierać błędy. Pracownik ma prawo żądać jego poprawienia. Masz 14 dni na złożenie wniosku o sprostowanie. Termin liczy się od dnia otrzymania dokumentu. Wniosek składasz do pracodawcy. Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku. Może uznać wniosek. Wtedy wydaje nowe świadectwo pracy. Może też odmówić sprostowania. W takim przypadku pracownik może iść do sądu pracy. Masz 14 dni na złożenie powództwa o sprostowanie. Termin liczony jest od dnia otrzymania odmowy od pracodawcy. Sąd pracy rozpatruje sprawę. Jeśli sąd uzna rację pracownika, nakazuje sprostowanie. Pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa po wyroku sądowym.
Zastanawiasz się, czy pracownik może żądać poprawienia nieprawidłowo wystawionego świadectwa pracy? Tak, ma do tego pełne prawo. Procedura jest ściśle określona.
Konsekwencje dla pracodawcy za naruszenie przepisów
Brak wydania świadectwa pracy to poważne uchybienie. Może prowadzić do negatywnych skutków dla pracodawcy. Uchybienie obowiązkom dotyczącym świadectwa pracy jest wykroczeniem. Kodeks pracy przewiduje za to kary. Pracodawcy grozi grzywna. Kara grzywny wynosi od 1000 zł. Może sięgnąć nawet 30 000 zł. Dotyczy to niewydania dokumentu. Dotyczy też nieterminowego wystawienia świadectwa pracy. Pracownik ma także prawo do odszkodowania. Przysługuje ono, gdy pracownik poniósł szkodę. Szkoda musi wynikać z niewydania świadectwa. Może też wynikać z wydania błędnego dokumentu. Odszkodowanie przysługuje za czas pozostawania bez pracy. Czas ten nie może być dłuższy niż 6 tygodni. Maksymalna wysokość odszkodowania to równowartość wynagrodzenia za 6 tygodni. Pracownik, który nie otrzymał świadectwa, może wystąpić do sądu pracy. Może żądać wydania dokumentu. Może też dochodzić odszkodowania.
Świadectwo pracy – jaka kara grozi pracodawcy za niedopełnienie obowiązku?
Pracodawcy grozi kara grzywny. Wynosi ona od 1000 zł do 30 000 zł. Kara ta dotyczy niewydania dokumentu lub wydania go nieterminowo.
Kiedy pracownik może żądać odszkodowania?
Pracownik może żądać odszkodowania, gdy poniósł szkodę. Szkoda musi wynikać z niewydania świadectwa pracy. Może też wynikać z wydania błędnego dokumentu. Odszkodowanie obejmuje czas pozostawania bez pracy. Czas ten nie może przekroczyć 6 tygodni.
Czy pracodawca może żądać świadectwa pracy od kandydata?
W procesie rekrutacji pracodawca może prosić o dokumenty. Ma prawo żądać dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia. Świadectwo pracy jest takim dokumentem. Potwierdza ono okres zatrudnienia. Pracodawcy zwracają uwagę na historię zatrudnienia. Sprawdzają długość pracy w poprzednich firmach. Interesują ich zajmowane stanowiska. Ostatnie świadectwo pracy jest potwierdzeniem doświadczenia. Jednak pracownik nie jest prawnie zobowiązany do udostępnienia swojego świadectwa pracy. Przepisy prawa pracy nie nakładają takiego obowiązku. Nie znajdziesz regulacji, które zmuszą kandydata do pokazania wszystkich świadectw.
Zastanawiasz się, czy pracodawca ma prawo żądać świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia? Ma prawo o nie prosić. Nie ma jednak prawnych narzędzi, by je skutecznie wyegzekwować od kandydata.
Co zrobić, jeśli kandydat nie chce pokazać świadectwa? Pracodawca może uświadomić kandydatowi konsekwencje pominięcia dokumentów. Może to wzbudzić wątpliwości. Pracodawca może zastosować pouczenie w kwestionariuszu osobowym. Może też uzyskać oświadczenie w trakcie rekrutacji. Pracownik, który nie chce udostępnić świadectwa, może zaproponować alternatywy. Może poprosić poprzedniego pracodawcę o referencje. Referencje potwierdzają doświadczenie. Pracownik może też skonsultować się z prawnikiem. Ekspert prawa pracy doradzi w tej kwestii.
Czy pracownik jest zobowiązany do udostępnienia świadectwa pracy?
Nie, pracownik nie jest prawnie zobowiązany do udostępnienia swojego świadectwa pracy nowemu pracodawcy. Pracodawca może o nie prosić, ale nie może go żądać pod groźbą konsekwencji prawnych.
Czy trzeba pokazywać ostatnie świadectwo pracy?
Nie ma takiego prawnego obowiązku. Pokazanie świadectwa może jednak pomóc w procesie rekrutacji. Potwierdza ono doświadczenie i historię zatrudnienia.
Przejście zakładu pracy a świadectwo pracy
Sytuacja pracownika zmienia się przy przejściu zakładu. Dotyczy to art. 231 Kodeksu pracy. Stosunki pracy nie wygasają w takim przypadku. Pracownicy stają się pracownikami nowego pracodawcy. Świadectwo pracy wydaje się przy rozwiązaniu umowy. Wydaje się je także przy jej wygaśnięciu. Przejście zakładu pracy nie jest rozwiązaniem umowy. Nie jest też jej wygaśnięciem. Dlatego dotychczasowy pracodawca nie wydaje świadectw pracy. Obowiązek ten przechodzi na nowego pracodawcę. Nowy pracodawca uwzględni poprzedni okres zatrudnienia. Zrobi to w przyszłym świadectwie pracy. Będzie ono obejmować cały okres pracy u obu pracodawców.
Zgodnie z art. 97 § 1 kodeksu pracy, świadectwo pracy wydaje się pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Nowy pracodawca zobowiązany jest uwzględnić w przyszłym świadectwie pracy okres wykonywania pracy u pracodawcy, od którego przejął pracowników zgodnie z art. 23 [1] kodeksu pracy.
Czy dotychczasowy pracodawca jest zobowiązany wydać tym pracownikom świadectwo pracy?
Nie, dotychczasowy pracodawca nie ma obowiązku wydawać świadectwa pracy przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę.
Czy świadectwo pracy może zostać wydane przez kogoś w zastępstwie?
W kontekście przejścia zakładu pracy, świadectwo pracy za cały okres zatrudnienia (u starego i nowego pracodawcy) zostanie wydane przez nowego pracodawcę, gdy stosunek pracy ostatecznie ustanie.
Świadectwo pracy a umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło)
Świadectwo pracy dotyczy tylko umów o pracę. Współpraca na podstawie umowy o pracę zawsze kończy się jego wydaniem. Inne formy zatrudnienia nie wymagają świadectwa pracy. Dotyczy to umowy zlecenia. Odnosi się także do umowy o dzieło. Przy tych umowach pracodawca nie ma obowiązku wystawić świadectwa. Nie otrzymasz świadectwa pracy po zakończeniu zlecenia. Nie dostaniesz go też po wykonaniu dzieła.
Co zrobić, jeśli potrzebujesz dokumentu potwierdzającego współpracę? Możesz poprosić zleceniodawcę lub zamawiającego. Poproś o zaświadczenie o współpracy. Możesz też poprosić o referencje. Referencje opisują zakres współpracy i jej przebieg. Zawsze warto zachować kopię zawartej umowy. Przechowuj też dowody realizacji zlecenia lub dzieła. Mogą to być raporty. Mogą to być e-maile. Zachowaj też faktury. Te dokumenty potwierdzą Twoje doświadczenie.
| Rodzaj umowy | Obowiązek wydania świadectwa pracy | Alternatywne dokumenty |
|---|---|---|
| Umowa o pracę | Tak | Nie dotyczy |
| Umowa zlecenie | Nie | Zaświadczenie o współpracy, referencje |
| Umowa o dzieło | Nie | Zaświadczenie o realizacji dzieła, referencje |
Świadectwo pracy w formie elektronicznej
Nowoczesne technologie ułatwiają obieg dokumentów. Pracownik ma możliwość złożenia wniosku elektronicznie. Wniosek o wystawienie świadectwa pracy może być papierowy. Może być też złożony w formie elektronicznej. Zgodnie z nowymi przepisami upoważnienie do odbioru świadectwa może być przesłane elektronicznie. Elektroniczne formy dokumentacji zyskują na popularności. Podpis elektroniczny umożliwia formalne potwierdzenie dokumentów. Choć pełne elektroniczne świadectwa pracy nie są jeszcze powszechne, przepisy zmierzają w tym kierunku. Obecnie pracodawca może wydać świadectwo elektronicznie. Musi być ono opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Może też być podpisane profilem zaufanym.
Czas przechowywania świadectwa pracy
Pracodawca ma obowiązek archiwizować dokumenty. Dotyczy to także świadectw pracy. Świadectwo pracy powinno być przechowywane przez pracodawcę. Okres przechowywania wynosi 50 lat. Czas ten liczy się od zakończenia zatrudnienia. Dotyczy to pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych później okres skrócono do 10 lat. Pracodawca musi zapewnić bezpieczne przechowywanie dokumentów. Ma umożliwić dostęp do nich pracownikowi na jego wniosek.
Jak długo pracodawca musi przechowywać świadectwo pracy?
Pracodawca przechowuje świadectwo pracy przez 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem. Dla zatrudnionych po 2019 roku okres ten wynosi 10 lat. Czas liczony jest od zakończenia zatrudnienia.
Podsumowanie
Świadectwo pracy to niezbędny dokument. Pracodawca musi wydać je po zakończeniu umowy o pracę. Zazwyczaj dzieje się to w dniu ustania stosunku pracy. Dokument zawiera kluczowe informacje o przebiegu zatrudnienia. Jego treść określają przepisy prawa. Pracownik ma prawo żądać sprostowania błędów. Ma na to 14 dni. Pracodawca, który nie wyda świadectwa, popełnia wykroczenie. Grozi mu za to wysoka grzywna. Pracownik może też dochodzić odszkodowania. Świadectwo pracy nie przysługuje przy umowach cywilnoprawnych. Przy umowie zlecenia czy o dzieło można prosić o zaświadczenie. Dokumenty pracownicze, w tym świadectwa, są archiwizowane przez pracodawcę. Okres przechowywania wynosi zazwyczaj 50 lat. Nowe przepisy skróciły go do 10 lat dla nowszych zatrudnień.