Kontrola telefonu pracownika: Co może pracodawca, a czego mu nie wolno?

Pracodawca ma prawo kontrolować pracowników. Granice tej kontroli wyznaczają przepisy prawa. Sprawdź, co pracodawca może monitorować, a co jest naruszeniem Twojej prywatności.

Dlaczego pracodawca chce kontrolować telefon?

Pracodawca ma podstawowe prawo kontrolować pracę podwładnego. Sprawowanie kontroli nad pracownikami jest prawem pracodawcy. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie. Musi także wykonywać ją starannie. Pracodawca chce zapewnić bezpieczeństwo w firmie. Chce chronić mienie firmy. Kontrola służy też kontroli produkcji. Pomaga zachować tajemnicę informacji. Coraz więcej pracodawców przekazuje pracownikom telefony służbowe. Telefony te nie zawsze są używane zgodnie z przeznaczeniem. Nieodpowiednie obchodzenie się z telefonem grozi wyciekiem ważnych danych. Pracodawca ma prawo monitorować działania pracowników. Zakres monitorowania musi być niezbędny do oceny pracy. Analiza bilingów musi mieć uzasadnienie służbowe. Pracodawcy mogą kontrolować rozmowy telefoniczne. Jest to możliwe pod pewnymi warunkami.

Jakie przepisy regulują monitoring w pracy?

Polskie prawo reguluje monitoring telefonu i podsłuch. Granice nadzoru pracodawcy określają przepisy prawa pracy. Pracodawca powinien zapoznać się z Konstytucją RP. Ważne są też zapisy Kodeksu pracy. Istotne są również przepisy Kodeksu karnego. Monitorowanie rozmów telefonicznych to przetwarzanie danych osobowych. Działania pracodawcy muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 to RODO. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych w UE. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest kluczowa. Ustawa z 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny też ma zastosowanie. Ustawa o ochronie danych osobowych jest ważna. Konstytucja zapewnia ochronę tajemnicy komunikowania się. Chroni także ochronę danych osobowych.

Monitoring telefonu służbowego pracownika

Pracodawca może kontrolować telefon służbowy. Ma prawo kontrolować sposób korzystania z telefonu. Kontrola odbywa się w godzinach pracy. Musi szanować prawo do prywatności. Pracodawca ma prawo rejestrować połączenia. Dotyczy to telefonów służbowych. Kontrola telefonów służbowych musi szanować prywatność pracownika. Zakres, cele i sposób kontroli ustala się w regulaminie pracy. Można to też ująć w układzie zbiorowym. Pracodawca powinien poinformować pracowników o nadzorze. Informacja musi być podana nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem. Informacja o kontroli powinna znaleźć się w regulaminie. Może być też w innych wewnętrznych regulacjach. Pracodawca może użyć telefonu służbowego. Sprawdza w ten sposób, gdzie pracownik przebywa. Dotyczy to godzin pracy. Geolokalizacja pracownika jest dozwolona. Stosuje się ją tylko w godzinach pracy.

Kontrola rozmów telefonicznych pracowników

Pracodawca może kontrolować rozmowy telefoniczne. Wymaga to spełnienia pewnych warunków. Kontrola rozmów musi odbywać się z poszanowaniem prywatności. Monitorowanie rozmów telefonicznych wiąże się z przetwarzaniem danych. Głos pracownika to dane osobowe. Pozwala on zidentyfikować osobę fizyczną. Zgodnie z ustawą o prawie autorskim głos pracownika to jego wizerunek. Monitorowanie telefonów służbowych jest możliwe. Jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy. Podsłuchiwanie rozmów jest dopuszczalne. Dotyczy to przypadków takich jak call center. Wtedy nagrywanie rozmów jest częścią pracy. Nagrywanie rozmów bez wiedzy uczestników jest nielegalne. Dotyczy to sytuacji, gdy nie jesteś stroną konwersacji.

Kontrola bilingów telefonicznych

Pracodawca może sprawdzać bilingi. Wymaga to uzasadnienia potrzebami służbowymi. Pracownicy muszą być poinformowani o możliwości kontroli. Analiza bilingów ogranicza się do połączeń służbowych. Działania muszą być zgodne z ochroną danych osobowych. Sprawdzanie bilingów to działanie wymagające rozwagi. Należy zważyć przepisy prawa i etykę zawodową.

Maksymalny czas przechowywania danych/stosowania monitoringu

Systemy MDM a kontrola telefonu służbowego

Firmy często wyposażają pracowników w telefony służbowe. Pracodawca może skorzystać z oprogramowania MDM. MDM to Mobile Device Management. Pozwala ono zdalnie zarządzać urządzeniami mobilnymi. MDM umożliwia kontrolę i zdalną obsługę. Dotyczy to urządzeń mobilnych i komputerów służbowych. Warto inwestować w zabezpieczenia danych firmowych. System MDM może pomóc w tej ochronie. Pracodawca może monitorować aktywność pracownika. Robi to w uzasadnionym zakresie. Musi go wcześniej poinformować. Firmy mogą używać aplikacji do monitorowania lokalizacji. Monitorują też aktywność na urządzeniach służbowych. Geolokalizacja nie jest dozwolona poza godzinami pracy. Naruszałoby to prawo do prywatności. System GPS może być używany w godzinach pracy.

Czy pracodawca może sprawdzać prywatny telefon pracownika?

Pracodawca nie ma prawa rekwirować prywatnych urządzeń. Nie ma prawa do przeszukiwania telefonu prywatnego. Pracodawca może kontrolować tylko telefon służbowy. Nie może kontrolować telefonu prywatnego. Pracodawca może zażądać nieużywania telefonu prywatnego w pracy. Kontrola pracownika musi być adekwatna do sytuacji. Nie może naruszać dóbr osobistych. Musi szanować godność pracowników. Prywatne rozmowy w pracy a Konstytucja. Całkowity zakaz używania telefonów jest niezgodny z Konstytucją. Konstytucja zapewnia ochronę prywatności. Z prawnego punktu widzenia pracodawca nie powinien szpiegować. Nie robi tego bez zgody na urządzeniach służbowych. W małych firmach szef lub administrator IT mogą mieć dostęp. Dotyczy to wiadomości i historii przeglądania. Może się to dziać bez wiedzy pracownika. Pracodawcy mają wiele sposobów na szpiegowanie urządzeń. Używaj prywatnych urządzeń do spraw osobistych. Unikaj komunikacji prywatnej na sprzęcie firmowym.

Podsłuch w pracy – czy jest legalny?

Podsłuch w pracy to temat kontrowersyjny. Może naruszać komfort pracowników. Bezpodstawne podsłuchiwanie pracowników jest niedozwolone. Mówią o tym przepisy Kodeksu pracy. Mówi o tym też Kodeks karny. Zgodnie z art. 267 Kodeksu karnego, kto zakłada podsłuch… …i uzyskuje informacje bez uprawnienia, podlega karze. Podsłuch w pracy bez zgody pracownika jest karalny. Grozi za to grzywna. Możliwa jest też kara ograniczenia wolności. Podsłuch może być stosowany tylko przez określone podmioty. Dotyczy to Policji, ABW, CBA, Straży Granicznej. Może go też stosować Żandarmeria Wojskowa. Wymaga to zgody sądu lub prokuratury. Podsłuch procesowy stosuje się w postępowaniu karnym. Wymaga zgody sądu. Podsłuch operacyjny używają służby specjalne. Służy do działań operacyjno-rozpoznawczych. Podsłuch może trwać maksymalnie trzy miesiące.

Inne formy kontroli pracownika

Pracodawca może kontrolować pracowników na wiele sposobów. Monitoring wizyjny jest dozwolony. Musi być niezbędny do bezpieczeństwa. Służy ochronie mienia lub kontroli produkcji. Monitoring komputerów jest możliwy. Dopuszczalny jest też monitoring korespondencji służbowej. Kodeks pracy po nowelizacji w 2019 wprowadził przepisy o monitoringu. Dotyczą monitoringu wizyjnego. Regulują też monitoring służbowej poczty elektronicznej. Przeszukiwanie toreb i szafek jest zgodne z prawem. Pracownicy muszą być o tym uprzedzeni. Badanie alkomatem wymaga zgody pracownika. Dane biometryczne mogą być zbierane. Musi to być uzasadnione celem. Na przykład skanowanie linii papilarnych do kontroli dostępu.

Kiedy pracodawca może dzwonić po godzinach lub na urlopie?

Pracownik odbiera telefon służbowy tylko w godzinach pracy. Nie ma obowiązku odbierać go po godzinach. Nie musi odbierać go na urlopie. Podczas nawiązywania stosunku pracy pracownik godzi się na wykonywanie obowiązków. Wykonuje je pod kierownictwem pracodawcy. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Wymaga to nieprzewidzianych okoliczności. Muszą one wymagać obecności pracownika w pracy.

Co z prywatnymi danymi na telefonie służbowym?

Telefon służbowy bywa używany prywatnie. Może zawierać prywatne kontakty. Mogą tam być aplikacje z biletami. Często są notatki, wiadomości SMS, zdjęcia i filmy. Co się dzieje z tymi danymi po zakończeniu pracy? Niemiecki sąd pracy rozpatrzył taką sprawę. Pracownik miał telefon służbowy. Używał go też prywatnie. Po wypowiedzeniu umowy oddał telefon. Wcześniej skasował jego zawartość. Pracodawca wykorzystał dane z kopii zapasowej. Użył ich, by udowodnić swoje racje. Sąd uznał to za poważne naruszenie praw pracownika. Były pracownik mógł słusznie oczekiwać poszanowania prywatności. Sąd przyznał mu odszkodowanie 3000 euro. Istnienie wewnętrznych regulacji jest ważne. Dotyczy to wykorzystywania telefonów służbowych. Ważne są też procedury zwracania telefonów. Powinny obejmować usuwanie prywatnych danych. Pracodawco, reguluj wykorzystanie telefonów służbowych.

„Działanie pracodawcy polegające na wykorzystywaniu m.in. prywatnych wiadomości w celu udowodnienia swoich racji, uznał za poważne naruszenie praw powoda.”

„Sam był pracownik mógł słusznie oczekiwać poszanowania jego prywatności.”

W przypadku naruszenia zasad przez pracownika, pracodawca ma prawo wyciągnąć konsekwencje. Muszą być one zgodne z prawem pracy i regulaminem.

Konsekwencje nielegalnego monitoringu

Nielegalny podsłuch prowadzi do konsekwencji. Grozi grzywna lub ograniczenie wolności. Możliwa jest kara do 2 lat pozbawienia wolności. Dotyczy to bezprawnego uzyskania informacji. Rozpowszechnianie nagranych rozmów jest karalne. Grozi za to do 2 lat więzienia. Zainstalowanie aplikacji szpiegującej bez zgody jest przestępstwem. Skutkuje karą do 3 lat pozbawienia wolności. Możliwe są też konsekwencje cywilne. Poszkodowany może domagać się zadośćuczynienia finansowego. Jest to rekompensata za naruszenie prywatności. Sąd może nakazać zniszczenie nielegalnie pozyskanych nagrań. Możliwe są też publiczne przeprosiny. Granice kontroli pracodawcy są jasno określone. Pracodawca musi ich przestrzegać.

Jak chronić swoją prywatność w pracy?

Pracodawca może wprowadzić ograniczenia używania telefonów. Zakaz rozmów przez telefon powinien być w regulaminie. Pracodawca powinien poinformować o wszelkich formach nadzoru. Pracownicy powinni być poinformowani o monitoringu. Sprawdź, czy na urządzeniu służbowym masz oprogramowanie MDM. Używaj prywatnych urządzeń do spraw osobistych. Unikaj komunikacji prywatnej na sprzęcie firmowym. Nie wykonuj zadań ryzykownych na służbowym sprzęcie. Zachowaj ostrożność używając firmowego VPN. Monitoring wizyjny, komputerów, poczty, telefonu służbowego nie wymaga zgody. Pracownik musi być o nim poinformowany. Należy rozważyć alternatywne metody kontroli. Powinny być mniej inwazyjne. Muszą być równocześnie skuteczne.

„Podsłuchiwanie pracowników bez ich wiedzy jest jawnym pogwałceniem zasad Konstytucji.”

Piotr Sikora, specjalista od prawa pracy, podkreśla znaczenie przepisów. Granice kontroli są jasno wyznaczone. Pracodawca musi ich przestrzegać.