Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem i zasadami?

Zwolnienie pracownika to jedno z najtrudniejszych zadań dla pracodawcy. Proces ten wymaga znajomości przepisów Kodeksu Pracy. Należy też zachować szacunek wobec zwalnianej osoby.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę

Kodeks pracy reguluje sposoby zakończenia stosunku pracy. Istnieją trzy główne ścieżki. Można rozwiązać umowę za porozumieniem stron. Inna opcja to rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem. Trzecia droga to rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Każdy sposób ma inne skutki prawne i faktyczne. Wybór zależy od sytuacji. Pracodawca musi działać zgodnie z przepisami.

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Ten tryb jest najprostszy. Nie wymaga podania przyczyny. Może go zainicjować pracownik lub pracodawca. Strony uzgadniają datę zakończenia pracy. Nie ma tu sztywnych terminów wypowiedzenia. Zaleca się pisemne potwierdzenie ustaleń. Obie strony powinny zapoznać się z treścią oświadczenia.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem

Wypowiedzenie daje pracownikowi czas. Może przygotować się do zakończenia współpracy. Pracodawca może wypowiedzieć każdą umowę o pracę. Oświadczenie musi być na piśmie. Powinno zawierać uzasadnienie decyzji. Obowiązek uzasadnienia dotyczy umów na czas nieokreślony i określony. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy na okres próbny nie wymaga uzasadnienia.

Przyczyny zwolnienia muszą być rzeczywiste i konkretne. Muszą być jasne dla pracownika. Mogą mieć charakter ekonomiczny. Często dotyczą naruszenia obowiązków. Czasem wiążą się z działaniami niezgodnymi z interesem firmy. Niska wydajność bywa powodem. Niedopasowanie do kultury firmy też. Konfliktowy charakter pracownika to kolejna przyczyna. Utrata prawa jazdy w specyficznych zawodach również. Przepisy nie podają zamkniętego katalogu przyczyn. Pracodawca powinien przeanalizować dostępne dowody. Warto podać wszystkie ważne przyczyny.

Przyczyny zwolnienia pracownika przykłady:

• Niska jakość pracy.
• Brak dopasowania do kultury organizacyjnej.
• Brak współpracy z zespołem.
• Spóźnianie się.
• Zmiany finansowe w firmie.
• Utrata zaufania.

Ogólne stwierdzenia, takie jak 'brak zaangażowania’ bez konkretów, mogą nie wystarczyć w razie konieczności udowodnienia zasadności zwolnienia. Przyczyny zasadne muszą stanowić istotną proporcję wszystkich przyczyn ujętych przez pracodawcę w wypowiedzeniu.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (zwolnienie dyscyplinarne)

Zwolnienie dyscyplinarne to ostateczność. Można je zastosować przy rażącym naruszeniu obowiązków. Dotyczy też popełnienia przestępstwa. Chodzi o przestępstwo, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie. Musi być ono potwierdzone prawomocnym wyrokiem. Podstawą bywa też utrata uprawnień. Utrata uprawnień z winy pracownika również. Pracodawca uzyskuje wiedzę o zachowaniu pracownika. Ma 7 dni na podjęcie decyzji o zwolnieniu dyscyplinarnym. Zwolnienie dyscyplinarne powinno być na piśmie. Brak formy pisemnej pozwala pracownikowi odwołać się do sądu pracy.

„Zwolnienie dyscyplinarne jest ostatecznością, do której można się uciec w sytuacji, gdy inne środki okazały się nieskuteczne.”

W przypadku rażącego naruszenia przepisów pracodawcy grozi kara grzywny. Kara może wynieść do 30 000 zł. Pracodawcy naruszający regulacje ryzykują przywrócenie pracownika do pracy. Mogą też musieć wypłacić odszkodowanie. Poniosą również koszty sądowe.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę

Długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy. Zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Kodeks pracy podaje konkretne terminy.

Okres zatrudnienia	Okres wypowiedzenia
Krócej niż 6 miesięcy	2 tygodnie
Co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
Co najmniej 3 lata	3 miesiące

Pracownik ma prawo do dni wolnych. Służą one na poszukiwanie pracy. Ich liczba zależy od okresu wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia	Dni wolne na poszukiwanie pracy
2 tygodnie lub 1 miesiąc	2 dni robocze
3 miesiące	3 dni robocze

Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku pracy. Dotyczy to okresu wypowiedzenia. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy może być jednostronne. Pracownik nie przychodzi wtedy do pracy. Zachowuje jednak prawo do wynagrodzenia. Zachowuje też prawo do urlopu i odprawy. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy nie wymaga zgody pracownika. Pracodawcy często decydują się na formę pisemną.

„Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest prawem, które przysługuje pracodawcy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.”

Kogo nie można zwolnić?

Kodeks pracy chroni pewne grupy pracowników. Pracodawca nie może ich zwolnić w określonych sytuacjach. Dotyczy to kobiet w ciąży. Ochrona obejmuje też pracowników na urlopie macierzyńskim. Pracownicy na urlopie wychowawczym również są chronieni. Pracownicy w wieku przedemerytalnym podlegają szczególnej ochronie. Pracownicy nieobecni z usprawiedliwionych powodów są chronieni. Pracownicy na zwolnieniu chorobowym mają ochronę. Ochrona trwa przez trzy miesiące choroby.

„W wielu przypadkach nie możesz zwolnić określonego pracownika.”

Pracownice w ciąży nie mogą być zwalniane. Wyjątek stanowi poważne wykroczenie. Inny wyjątek to bankructwo firmy.

Zwolnienie pracownika z powodu długotrwałej choroby

Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Dotyczy to niezdolności do pracy z powodu choroby. Dotyczy to, gdy trwa dłużej niż trzy miesiące. Warunek: pracownik był zatrudniony krócej niż sześć miesięcy. Jeśli pracownik był zatrudniony dłużej, okres jest inny. Pracodawca może rozwiązać umowę po wyczerpaniu okresu zasiłkowego. Okres zasiłkowy to 182 dni lub 270 dni (np. gruźlica). Ochrona stosunku pracy trwa do 272 dni pobierania świadczeń. Obejmuje zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne. Po upływie 182 dni choroby pracodawca może rozważyć zwolnienie. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik nie ma prawa do świadczenia rehabilitacyjnego. Podstawa prawna to art. 53 i art. 63 Kodeksu pracy.

Umowa o pracę wygasa z mocy prawa w dwóch przypadkach. Pierwszy to śmierć pracownika. Drugi to zgon pracodawcy będącego osobą fizyczną. Długotrwała absencja z powodu tymczasowego aresztowania też prowadzi do wygaśnięcia umowy. Dotyczy to absencji trwającej dłużej niż trzy miesiące.

Procedura zwolnienia pracownika

Zwolnienie pracownika musi być poprzedzone procedurami. Należy je przeprowadzić zgodnie z Kodeksem pracy. Pracodawca powinien przygotować się formalnie i prawnie. Skonsultuj się z ekspertem w sprawach kadrowych. Warto też skontaktować się z prawnikiem od prawa pracy. Zaleca się skonsultowanie się z prawnikiem przed decyzją. Pracodawcy powinni przestrzegać okresów wypowiedzenia. Należy dokumentować powody zakończenia zatrudnienia.

W przypadku zwolnień grupowych lub dotyczących chronionych grup, pracodawca musi konsultować się ze związkami zawodowymi. Pracownik ma prawo złożyć wniosek o uzasadnienie zwolnienia. Ma na to 7 dni, jeśli podejrzewa zakazaną podstawę. Pracodawca musi odpowiedzieć w ciągu 7 dni.

Po wręczeniu wypowiedzenia, informacja szybko roznosi się w firmie. Poinformuj kluczowe osoby w zespole. Przygotuj się emocjonalnie do rozmowy. Zorganizuj okoliczności rozmowy dyskretnie. Nikt nie powinien przeszkadzać.

Przeprowadzenie rozmowy wymaga delikatności. Wymaga empatii i umiejętności komunikacyjnych. Zachowaj profesjonalizm w każdej sytuacji. Firma powinna zaoferować wsparcie po zwolnieniu. Może to być pomoc w znalezieniu nowej pracy. Może to być doradztwo zawodowe. Czasem oferuje się sesje coachingowe. Oferowanie wsparcia łagodzi negatywne emocje.

„Mam trudną wiadomość, którą muszę Ci przekazać. Jesteśmy zmuszeni zakończyć Twoje zatrudnienie w naszej firmie.”

„Decyzja ta wynika z redukcji etatów / restrukturyzacji firmy / nieosiągnięcia oczekiwanych wyników / innego powodu.”

Prawa pracownika po zwolnieniu

Pracownik zwolniony z przyczyn niezawinionych ma prawo do odprawy. Pracownicy mają prawo do odprawy w przypadku zwolnienia z winy pracodawcy. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy. Zależy od długości zatrudnienia w firmie. Odprawa wynosi jedno miesięczne wynagrodzenie dla zatrudnionych krócej niż dwa lata. Dwa miesięczne wynagrodzenia dla zatrudnionych od dwóch do ośmiu lat. Trzy miesięczne wynagrodzenia dla zatrudnionych ponad osiem lat.

Pracownik zwolniony za wypowiedzeniem może mieć roszczenia. Ma 21 dni na odwołanie do sądu pracy. Sąd pracy może nakazać przywrócenie pracownika do pracy. Może też nakazać wypłatę odszkodowania. Dzieje się tak, gdy wypowiedzenie jest nieskuteczne. Dzieje się tak, gdy jest niezgodne z prawem.

Zwolnienie pracownika z przyczyn winnych pracownika może skutkować utratą prawa do wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

• Art. 29(4) Kodeksu pracy
• Art. 30 Kodeksu pracy
• Art. 38 Kodeksu pracy
• Art. 45 Kodeksu pracy
• Art. 47(1) Kodeksu pracy
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy